Caso: Un cliente corporativo ha solicitado apoyo en el diseño de una estrategia de reestructuración organizacional. Los motivos principales son fallas en la eficiencia operativa, duplicidad de funciones, baja productividad y desarticulación entre áreas.

Como consultor asignado al caso, tu tarea consiste en diseñar una propuesta metodológica para abordar este problema. 

Objetivo

Rediseñar la estructura organizacional y los procesos internos de la empresa con el fin de mejorar la eficiencia operativa, eliminar duplicidad de  funciones, aumentar la productividad y fortalecer la articulación interdepartamental, garantizando la alineación con la estrategia corporativa y los objetivos de negocio.

Tipo y área de intervención de la Consultoría

El tipo de consultoría es privada y dada la problemática se requiere una intervención integral que abarque las áreas:  organizacional, estratégica, operaciones y capital humano.

Alcance del Proyecto

• Evaluación de la estructura actual (organigrama, roles, procesos).
• Identificación de ineficiencias, duplicación de funciones y cuellos de botella.
• Rediseño organizacional por procesos y áreas clave.
• Elaboración de Manuel de Organización de la empresa que incluya descripción de los procesos sustantivos y de apoyo, la descripción y perfil del puesto, competencias clave, funciones, roles y responsabilidades, los entregables y KPI, así como los procedimientos de trabajo y los mecanismos de comunicación institucional para todos los niveles de la organización. 

Marco de Análisis

Un problema de esta naturaleza debe ser abordado integral y holísticamente, para evaluar la interrelación entre la estructura, los procesos, las personas y la cultura institucional de la empresa. El marco de análisis debe considerar el uso de herramientas cuantitativas (indicadores de productividad, eficiencia, análisis de cargas de trabajo) y cualitativas (entrevistas, encuestas de clima organizacional y laboral, focus groups), garantizando una comprensión integral de la situación actual y considerará las siguientes dimensiones:

• Análisis estructural: para revisar el organigrama formal y funcional, líneas de reporte, niveles jerárquicos y dependencias críticas.
• Análisis de procesos: para identificar flujos operativos clave, detección de duplicaciones y reprocesos, tiempos muertos y puntos de control.
• Análisis de competencias y roles: para identificar entre funciones actuales y requerimientos estratégicos de la organización.
• Análisis cultural y de liderazgo: para evaluar la comunicación interna, la toma de decisiones y el grado de compromiso del personal.
• Análisis comparativo (benchmarking): para comparar e identificar brechas y oportunidades con estructuras y modelos de gestión de empresas del mismo sector.

Propuesta Metodológica

Dada la problemática referida y el alcance de la consultoría, el enfoque metodológico se fundamenta en cinco etapas, con el propósito de lograr una reestructuración efectiva, sostenible y alineada con la estrategia corporativa:

Etapa 1. Diagnóstico Organizacional Detallado

Objetivo: Comprender la situación actual y las causas raíz de la ineficiencia.

• Levantamiento de información documental (organigramas, manuales, indicadores).
• Entrevistas con directivos y mandos medios.
• Mapeo de procesos críticos (“AS IS”).
• Identificación de duplicidades, vacíos funcionales y flujos ineficientes.
• Benchmarking: comparación con estructuras de empresas del mismo sector. 

Etapa 2. Diseño de la Nueva Estructura

Objetivo: Definir un modelo organizativo optimizado, eficiente y funcional.

• La nueva estructura debe privilegiar la eficiencia, flexibilidad, alineación estratégica y comunicación.
• Elaboración de un nuevo organigrama que contemple tanto los procesos como las funciones clave (“TO BE”).
• Rediseño de procesos con flujos optimizados.
• Clarificación de funciones mediante matriz RACI (responsable, aprobador, consultado, informado).
• Elaboración de Manuales de Procedimientos e Instrucciones de trabajo que facilite la comunicación y la capacitación.

Etapa 3. Reingeniería de Roles y Competencias

Objetivo: Garantizar la proporcionalidad entre la carga laboral y la estructura.

• Revisión y actualización de perfiles de puesto.
• Evaluación de cargas de trabajo y necesidades de capacitación y/ reubicación.
• Revisión de competencias requeridas vs. actuales.
• Propuesta de perfiles y adecuaciones.
• Redefinición de metas e indicadores de desempeño (KPIs) por área.

Etapa 4. Implementación y Gestión del Cambio

Objetivo: Facilitar la transición a la nueva estructura minimizando resistencia interna.

• Elaborar Plan de Comunicación interna y gestión de expectativas.
• Preparar Plan de transición operativa por fases.
• Iniciar capacitación en nuevos procesos y roles.
• Acompañar a líderes de área en la comunicación y la transición operativa.

Etapa 5. Medición de Impacto y Seguimiento

Objetivo: Evaluar la efectividad de la reestructuración.

• Indicadores clave:
  • Eficiencia operativa (% reducción de tiempos o costos).
  • Productividad (por empleado o por área).
  • Nivel de coordinación y comunicación interdepartamental.
  • Encuestas de clima laboral y satisfacción interna.
• Reuniones de revisión trimestral para revisar avances.
• Ajustes estructurales o de procesos según resultados.

Beneficios esperados

• Incremento del 20 % en eficiencia de procesos clave.
• Reducción del 15–30 % en duplicidad de funciones.
• Mayor claridad en roles y responsabilidades.
• Mejor flujo de comunicación interdepartamental.
• Incremento en productividad y clima organizacional.
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Principales Entregables

Etapa                               Entregable

1                                           Informe de diagnóstico organizacional.

2                                           Organigrama propuesto y mapa de procesos actualizado.

3                                           Manual de Organización, funciones y perfiles de puesto

4                                           Plan de Implementación y gestión del cambio

5                                           Informe de Evaluación de resultados y requerimientos de ajustes

Cronograma Tentativo

Duración estimada: 12 semanas