Objetivo de la consultoría: Diseñar una estrategia de reestructuración organizacional, consistente en rediseñar los procesos y la organización interna para mejorar su desempeño.

Problemáticas reportadas por el cliente corporativo:

1.       Fallas en la eficiencia operativa.

2.       Duplicidad de funciones.

3.       Baja productividad.

4.       Desarticulación entre áreas.

Objetivo del consultor: Diseñar una propuesta metodológica de reestructuración organizacional, describiendo los puntos siguientes:

1.       Diagnóstico inicial.

2.       Marco del análisis.

3.       Propuesta metodológica.

4.       Evaluación del impacto.

Diagnóstico inicial

Para iniciar el proceso de consultoría solicitado, se requiere conocer la información siguiente:

1.       Los datos generales de la empresa: sector, giro, ubicación, producto/servicio ofertado, público objetivo que atiende.

2.       Definición conceptual objetiva de cada síntoma percibido:

a.       Fallas en la eficiencia operativa: Especificar y definir los tipos de fallas que se han observado: KPI’s de tiempo, operativos, de calidad, de riesgo, tecnológicos, de recursos (humanos, materiales, otros), etc.

b.      Duplicidad de funciones: Especificar en qué áreas de la empresa se observa la duplicidad, de qué manera se hace evidente, quiénes participan.

c.       Baja productividad: Especificar con números y datos el significado de “baja”, de qué manera se hace evidente, quiénes participan.

d.      Desarticulación entre áreas: Especificar en qué consiste dicha desarticulación con datos medibles y observables, de qué manera se hace evidente, quienes participan.

3.       La estructura de organización del corporativo.

4.       Los mapas de procesos debidamente documentados.

5.       Normatividad.- Las políticas, normas y procedimientos de operación de las áreas y funciones del corporativo que presentan las problemáticas reportadas, establecidos y definidos de manera estructurada, ordenada y clara.

6.       Tecnologías involucradas en las problemáticas reportadas.

7.       En su caso, perfiles de puesto de todos los involucrados en las problemáticas reportadas.

Marco del análisis

Se trata de un cliente correspondiente al sector privado cuya consultoría se enfocará en mejorar el rendimiento del corporativo.

El tratamiento de las problemáticas reportadas por el cliente requiere de:

·         Un tipo de consultoría organizacional centrada en optimizar la estructura y los procesos del corporativo para ayudar a mejorar la eficiencia interna y la coordinación entre áreas.

·         Un modelo de consultoría de gestión enfocado en mejorar el rendimiento a través de las acciones siguientes:

o   Identificación de las razones profundas que derivan en las problemáticas reportadas.

o   Desarrollo de estrategias y soluciones adecuadas para llevar a cabo la reestructuración organizacional solicitada y con ello:

§  Articular la operatividad entre las diversas áreas: 1) Eliminando las funciones duplicadas y 2) Optimizando sus procesos.

§  Aumentar la eficiencia operativa.

§  Elevar la productividad.

§  Mejorar la rentabilidad.

·         Enfoques de consultoría:

o   De procesos, para mejorar la eficiencia y la efectividad de los procesos internos del corporativo.

o   En caso necesario, dependiendo de los hallazgos en el diagnóstico y la propuesta metodológica, con enfoque en las personas, trabajando con los empleados para mejorar su desempeño, motivación, productividad y compromiso.

Propuesta metodológica:

Diagnóstico

Consultor:

1.       Celebra una primera entrevista con el cliente para conocer sus necesidades de consultoría y definir el objetivo del cambio: ¿Qué debe lograrse? ¿Qué se desea mejorar, solucionar o transformar?

2.       Establece el contrato psicológico y técnico con el cliente definiendo, entre otros puntos: el alcance del diagnóstico, los plazos de trabajo y entregas, los entregables, los límites éticos de la intervención, los costos, los involucrados en el proyecto, etc., alineando las expectativas de ambas partes para evitar malentendidos y asegurar que el proceso responda a las necesidades reales del corporativo.

3.       Recopila la información que requiere para iniciar el diagnóstico, entre otra, la establecida en el apartado “Diagnóstico inicial”, por medio de las herramientas siguientes:

a.       Entrevistas directas, cuestionarios, focus groups y observación directa para comprender las dinámicas internas.

b.      Indicadores de Desempeño (KPI’s) existentes para contrastarlos con los nuevos al final de la implementación.

c.       Revisión de los procesos actuales para identificar las problemáticas 1, 2 y 4: p. ej. Cuellos de botella, áreas de mayor ineficiencia: Mapas de procesos macro, meso y micro, así como las políticas, normas y procedimientos documentados en la normatividad del corporativo.

4.       Analiza la información recopilada y extrae las causas raíz o razones profundas que evidencian los síntomas reportados por el cliente.

5.       Realiza un análisis de riesgos para identificar y mitigar los riesgos del proyecto

6.       Elabora las hipótesis que corresponda, interpreta los resultados obtenidos y los organiza y documenta de manera clara y objetiva.

7.       Elabora un informe de diagnóstico utilizando el lenguaje adecuado para presentarlo a los participantes en el proyecto, a manera de proporcionar una base para la toma de decisiones y la implementación de soluciones efectivas en el corporativo, que incluya: a) la síntesis de los hallazgos, b) la identificación de los patrones de acción claves y c) las implicaciones estratégicas para el corporativo.

8.       Organiza una reunión con los involucrados en las áreas objeto de la reestructura para las actividades siguientes:

a.       Desarrollo de alternativas de solución, en donde cada alternativa debe responder a una causa identificada. Se puede utilizar una lluvia de ideas.

b.      Evaluación de viabilidad del proyecto, para analizar la factibilidad técnica, económica, cultural y temporal de cada alternativa. Se puede utilizar una matriz de priorización y un análisis de costo-beneficio.

c.       Selección de la solución más adecuada o una combinación de opciones., mediante consenso con el cliente.

Diseño

Consultor:

9.       Diseña el plan de implementación de las soluciones utilizando un nuevo mapeo de procesos para visualizar y analizar los procesos redefinidos.

10.   Define KPI’s de éxito para ser monitoreados durante la implementación y para ser evaluados contra los KPI’s existentes previo a la implementación.

11.   Define las métricas para el Business as Usual (BAU) de los procesos reestructurados.

12.   Propone soluciones estratégicas para eliminar los síntomas, optimizar el flujo de trabajo y mejorar la productividad, por ejemplo: mejoras en la automatización, rediseño de los procesos para hacerlos más eficientes, capacitación del personal en nuevos procesos, optimizar la distribución de funciones, mejorar la estructura de organización creando nuevos departamentos o equipos, KPI’s de desempeño para mejorar la productividad, establecer metas claras y medibles con enfoque en los entregables, métricas para el BAU de los procesos reestructurados.

13.   En un diagrama de Gantt, esquematiza las actividades, responsables, recursos necesarios, cronograma e indicadores clave.

Implementación

Consultor:

14.   Pone en marcha el plan de implementación coordinando que las actividades definidas se lleven a cabo correctamente y de manera eficiente entre todos los involucrados.

15.   Capacita al personal involucrado en la reestructura en las habilidades necesarias para aplicar las soluciones propuestas, resuelve dudas operativas y acompaña la curva de aprendizaje.

16.   Mantiene una comunicación abierta y constante con los involucrados en la implementación para recibir retroalimentación y ajustar el plan en caso de ser necesario.

Seguimiento

Consultor:

17.   Monitorea los KPI’s definidos para el proyecto, evalúa los resultados de la implementación y la consecución de los resultados esperados comparando los objetivos esperados versus los logros reales.

18.   Organiza focus groups con los involucrados en la implementación para recibir retroalimentación acerca de los cambios implementados, para identificar nuevos retos que hayan surgido a raíz de la implementación, y estar en posibilidad de realizar los ajustes necesarios que no se anticiparon en el diseño original.

19.   Establece mecanismos de seguimiento autónomos para ser aplicados por el cliente corporativo, por ejemplo, tableros de control.

20.   Elabora un informe final con hallazgos y recomendaciones para el cliente corporativo a manera de asegurar que pueda continuar con el proceso sin depender del consultor, recomendando que todos los cambios queden debidamente documentados en los manuales de procesos del corporativo.

21.   Da por concluido el servicio de consultoría.

Evaluación del impacto

Gestión del desempeño

Para evaluar el impacto de la reestructuración de los procesos y las soluciones implementadas, se observará la gestión del desempeño y métricas con el objetivo de medir la eficiencia operativa y la productividad resultante.

En su caso, para identificar posibles desviaciones del objetivo deseado, detectar áreas de mejora y ajustar las soluciones implementadas como sea necesario hasta lograr el objetivo.

·         Análisis de Indicadores Clave de Desempeño (KPI’s) comparando los existentes antes de la implementación contra los establecidos para la reestructura.

·         Métricas del Business as Usual (BAU) de los procesos reestructurados.

La evaluación es con Google Analytics o Asana para configurar y visualizar los KPI’s en tiempo real.

Cuadro de mando integral o Balanced Scorecard

Para monitorear cómo vamos con los cambios en todo momento, o cómo de cerca nos encontramos de las metas que deseamos lograr. Para todo ello se despliegan un conjunto de indicadores ordenados que se denominan Cuadro de mando integral o Balanced Scorecard, para las dimensiones Procesos y Personas.