Considero que la siguiente propuesta combina análisis profundo, colaboración entre áreas e implementación paulatina y controlada, utilizando metodologías revisadas en unidades revisadas así como aplicando habilidades clave del consultor, como comunicación consultiva, manejo de conflictos y pensamiento crítico. Permite abordar un problema complejo desde una perspectiva sistémica y centrada en el aprendizaje, generando soluciones viables y sostenibles para la organización.
1. Diagnóstico inicial
Analizando el caso indicado, donde se requiere de una reestructuración organizacional, el primer paso consiste en comprender a profundidad cómo opera actualmente la organización y cuáles son los factores que están generando duplicidad de funciones, baja productividad y desarticulación entre áreas.
El diagnóstico incluiría:
- Mapeo de procesos actuales, identificando flujos de trabajo, roles formales e informales.
- Análisis de estructuras organizacionales y responsabilidades, buscando áreas donde exista posible vacío de autoridad o roles no definidos claramente.
- Entrevistas individuales, enfocadas en percepciones sobre cargas de trabajo, barreras de coordinación, falta de percepción de jerarquias y cultura interna.
- Revisión de indicadores de desempeño en áreas clave, relacionados con tiempos de respuesta, retrabajos y cumplimiento de objetivos.
Este primer acercamiento permitiría identificar no solo fallas operativas, sino también dinámicas humanas y culturales que influyen en la productividad.
2. Marco de análisis
Buscando lograr un análisis integral de la información recabada durante el proceso de diagnóstico, creo importante realizar este basado en tres dimensiones:
a) Estructural: Claridad de roles, jerarquías, toma de decisiones y duplicidad de funciones.
b) Procesos y flujos de trabajo: Secuencia de actividades, cuellos de botella, pasos redundantes o inexistentes.
c) Cultura organizacional y relaciones entre áreas: Nivel de colaboración, confianza y comunicación informal.
Este enfoque combina elementos del análisis organizacional tradicional con componentes humanos y de conocimiento, destacando la importancia del aprendizaje y colaboración colectiva, así como el intercambio de conocimiento entre diversas áreas buscando la organización pueda evolucionar.
3. Propuesta metodológica
Estructuraría la propuesta metodológica en cuatro etapas:
1. Exploración y entendimiento compartido
- Entrevistas, observación directa y análisis documental.
- Taller inicial para alinear expectativas y fortalecer la relación consultor-cliente.
- Elaboración del mapa de procesos actual y matriz de duplicidad de funciones.
2. Rediseño colaborativo de la nueva estructura
- Sesiones de trabajo colaborativo donde líderes a cargo de áreas clave validen problemáticas y generen alternativas, donde se logre el diseño de un modelo organizacional renovado, con roles, responsabilidades y líneas de comunicación claras, a través de la identificación de funciones críticas, capacidades necesarias y redistribución de cargas de trabajo.
3. Implementación y ajustes
- Implementación ágil en áreas seleccionadas, brindando las capacitaciones necesarias para mitigar riesgos.
- Medición de resultados a corto plazo y ajustes en tiempo real, integrando retroalimentación continua.
- Acompañamiento cercano en la transición para reducir resistencia al cambio.
4. Generación documental y transferencia
- Generación de manuales operativos, descripciones de puestos actualizadas y flujos de trabajo optimizados.
- Sesiones de transferencia para asegurar adopción y sostenibilidad de la nueva estructura.
- Estrategia de comunicación interna para mantener claridad y cohesión durante el cambio.
4. Evaluación de impacto
Para determinar la efectividad de la reestructuración, se trabajará con un sistema de evaluación basado en indicadores cuantitativos y cualitativos:
Indicadores cuantitativos
- Reducción de duplicidad de tareas.
- Disminución en tiempos de ciclo de los procesos clave.
- Incremento en productividad por área o por proceso.
- Cantidad de retrabajos antes y después del rediseño.
Indicadores cualitativos
- Percepción de claridad en roles y responsabilidades.
- Nivel de coordinación entre áreas.
- Mejora en ambiente laboral y comunicación interna.
- Grado de adopción de la nueva estructura.
Finalmente se brindaría seguimiento y revisión de impacto a los 30, 60 y 120 días, tomando en consideración que una reestructuración es un proceso de ajuste continuo y no un evento que termina en la implementación.
