DIAGNÓSTICO INICIAL.
Es necesario analizar el contenido implícito y el contenido manifiesto, es la base para comprender el estado actual de la organización y los factores que generan ineficiencias. En este caso, los síntomas clave (fallas operativas, duplicidad de funciones, baja productividad y desarticulación entre áreas) indican problemas estructurales y de gestión que requieren un abordaje sistémico.
Estoy contemplando 4 esferas:
a. Estructura organizacional
- Realizar un mapeo de puestos, funciones y niveles jerárquicos.
- Identificar duplicidades, huecos funcionales y niveles de supervisión innecesarios.
- Análisis de carga de trabajo y distribución de responsabilidades.
b. Procesos y flujos operativos
- Revisión de procesos críticos: cadena de valor, procesos de soporte y procesos estratégicos.
- Evaluación de tiempos, cuellos de botella y puntos de retrabajo.
- Mapeo de interdependencias entre áreas.
c. Cultura y clima laboral
- Percepción de roles, liderazgo, comunicación interna y colaboración.
- Estilos de trabajo y niveles de autonomía.
- Factores de motivación y barreras a la productividad.
d. Indicadores de desempeño
- Productividad por área y rol.
- KPIs de servicio, tiempos de respuesta, cumplimiento de objetivos y calidad.
- Costos asociados a ineficiencias y duplicidades.
MARCO DE ANÁLISIS
Hay identificar las causas raíz y los puntos críticos de fricción que limitan el desempeño. En este caso, se centrará en las interacciones (procesos) más que en las áreas aisladas.
Mapeo de la Situación Actual ("As-Is")
Análisis RACI (para definir responsabilidades y exponer duplicidad/vacíos). Revisar el organigrama actual, descripciones de puestos (perfiles), y la asignación de roles y responsabilidades. Identificar dónde se concentra la duplicidad de funciones.
Mapeo de Flujos de Valor para visualizar ineficiencias y cuellos de botella en los procesos clave. Documentar los flujos de trabajo clave interdepartamentales, enfocándose en los procesos que han sido señalados como ineficientes o lentos. Evaluar los inputs, outputs, y los tiempos de ciclo. Esto revelará las fallas en la eficiencia operativa
Análisis de Brechas entre la estructura actual y las necesidades estratégicas futuras. Análisis de Desempeño y Métrica: Revisar los KPIs (Indicadores Clave de Desempeño) actuales de las áreas. Aplicar encuestas de productividad, clima laboral, y medir la baja productividad.
Entrevistas y Grupos Focales: trabajar con líderes y empleados clave para obtener una perspectiva cualitativa sobre la desarticulación entre áreas, cuellos de botella y la percepción de las barreras organizacionales.
PROPUESTA METODOLÓGICA
La metodología está organizada en cuatro etapas, con actividades y entregables claros:
Etapa 1: Análisis y diagnóstico profundo
Actividades:
- Entrevistas individuales y grupales.
- Revisión documental (organigramas actuales, descripciones de puesto, procesos).
- Aplicación de encuestas y análisis de clima.
- Mapeo de procesos clave (AS IS).
Entregables:
- Informe de diagnóstico.
- Mapa de procesos actuales.
- Identificación de duplicidades, ineficiencias y oportunidades.
Etapa 2: Rediseño organizacional
Actividades:
- Construcción del organigrama objetivo (TO BE).
- Definición y/o actualización de perfiles de puesto.
- Reingeniería de procesos clave: simplificación y estandarización.
- Propuesta de niveles jerárquicos óptimos y redistribución de cargas.
- Definición de mecanismos de coordinación interáreas.
Entregables:
- Organigrama propuesto.
- Manual de funciones y perfiles.
- Mapa de procesos optimizados.
- Matriz RACI de responsabilidades.
Etapa 3: Implementación y gestión del cambio
Actividades:
- Presentación ejecutiva a la alta dirección.
- Talleres de alineación con líderes.
- Plan de comunicación interna.
- Capacitación operativa sobre nuevos procesos y roles.
- Acompañamiento durante el periodo de transición.
Entregables:
- Plan de implementación.
- Calendario de despliegue.
- Materiales de capacitación y comunicación.
- Reporte de avance y adopción.
Etapa 4: Monitoreo y ajuste
Actividades:
- Evaluación de KPIs post-implementación.
- Análisis de desempeño y retroalimentación del personal.
- Ajustes finos a estructura, procesos o responsabilidades.
Entregables:
- Informe de resultados.
- Propuesta de mejoras adicionales.
- Tablero de desempeño con indicadores clave.
EVALUACIÓN DE IMPACTO.
La reestructuración se evaluará en tres niveles:
a. Impacto operativo
- Reducción de tiempos de proceso.
- Eliminación de retrabajos y duplicidades.
- Simplificación de flujos y mayor coordinación entre áreas.
- Incremento en la productividad por persona y por área.
b. Impacto organizacional
- Mayor claridad en roles y responsabilidades.
- Estructura alineada con los objetivos estratégicos.
- Reducción de costos asociados a ineficiencias.
- Establecimiento de una gestión por procesos más eficiente.
c. Impacto humano
- Aumento de la satisfacción laboral.
- Disminución de conflictos inter área.
- Liderazgos más efectivos y mejor comunicación.
- Mayor compromiso con los objetivos institucionales.
Indicadores sugeridos
- Tiempo promedio por proceso.
- Índice de duplicidad funcional.
- Niveles de colaboración entre áreas.
- Productividad por rol.
