Propuesta de Consultoría y Servicios:

La propuesta metodológica consta de 3 fases:

Diagnóstico integral – 3 a 4 semanas.

Diseño de la reestructuración – 3 a 5 semanas.

Implantación y Aseguramiento – 8 a 12 semanas.

Cada etapa tendrá entregables y mecanismos de control

Fase I. Diagnóstico integral:

Objetivos: Precisar las afectaciones y confirmar causas raíz; integrar la información en un informe diagnóstico. Describir el problema y sus afectaciones (brechas entre situación actual vs. deseada), definir alcance, integrar información interna y externa y establecer una interpretación de causas raíz para orientar opciones de solución

Propuesta para Desarrollo de Diagnostico:

·        Desarrollo de trabajos de campo en oficinas y planta operativa.

·        Entrevistas a directivos y líderes de área.

·        Se solicitan los KPIS de la organización y los que cada área funcional tiene como responsabilidad.

·        Cuestionarios estructurados.

·        Observación de procesos críticos y trazado de flujos (campo/gemba).

• Se solicitan los organigramas, descripciones de puesto y procesos documentados de las áreas con funciones duplicadas.

Entregables:

·        Documento de descripción del problema y afectaciones (incluye alcance e interpretación).

·        Reporte de metodología (definición del problema, entrevistas, áreas, estudios/pruebas, evaluación de información, observaciones, búsqueda documental).

·        Guía de entrevista, Cuestionario, Programa de búsqueda documental, Reporte de visita de campo.

Fase II. Diseño de la reestructuración y Marco de análisis:

·        Objetivos: Proponer opciones de solución y seleccionar la alternativa con mejor costo/beneficio para resolver duplicidades y mejorar eficiencia y productividad.

a) Análisis organizacional (estructura y roles)

• DARES para los KPIS de la organización, para la toma de decisiones, vamos a dejar en claro quién Decide, Asesoran, Recomiendan y Ejecutan. Con esto se busca tener claridad, estructura y responsabilidad.
• RACI para los procesos y entregables alineados a los KPIs. Se busca Clarificar y asignar responsabilidades de cada miembro para tareas específicas. Con esto evitaremos confusión y mejoraremos la comunicación. Por las siglas en Ingles:
  • R ( Responsible) : ejecuta la tarea
  • A ( Accountable): Responsable de que se complete la tarea y aprueba ese trabajo.
  • C( Consulted): Expertos o personas cuya opnión es necearia para completar la tarea.
  • I( Informed): Quienes deben ser informadas del progreso o riesgos de la tarea.
• Matriz de duplicidades para buscar aquellas funciones repetidas entre áreas.

b) Análisis de procesos (operación end‑to‑end)

• Value Stream Mapping (VSM) nos permitirá visualizar y analizar un proceso de principio a fin con el fin de identificar desperdicios, ineficiencias, cuellos de botella y con esto diseñar un estado futuro más eficiente.
• Indicadores operativos: Con esto evaluaremos la eficiencia y desempeño de las operaciones diarias de la empresa. Tomaremos principal atención en aquellos ligados al problema reportado como pueden ser: tiempo de ciclo, tasa de retrabajo, productividad, OTD (On‑Time Delivery).

c) Marco de productividad y desempeño

• Set de KPIs integrados, diferenciando eficiencia (utilización, costos, tiempos) y eficacia (calidad, cumplimiento, valor entregado).
• Benchmark
  • Interno: compararemos indicadores similares entre áreas funcionales.
  • Externo: Compararemos nuestros resultados con los principales competidores del sector y aquellos de servicios similares en la región.

d) Gobierno, coordinación y cultura

• Plan de comunicación
• Asignación de líder de proyecto
• Escalación
• Nuevas competencias requeridas en la organización

• Mejora de competencias en la organización.
• Evaluación costo/beneficio y riesgos (beneficios, desventajas, implicaciones).

Entregables:

• Reporte de afectaciones encontradas (metodología aplicada, afectaciones, definición detallada de la situación a resolver).
• Solución diseñada (congruente, beneficios, desventajas, justificación detallada e implicaciones de costo/beneficio).

Fase III. Implantación y aseguramiento (8–12 semanas)

Objetivos: Presentar la propuesta de trabajo y ejecutar la reestructuración con plan de trabajo, entregables por etapa, indicadores, mecanismos de control y seguimiento, y registro de acuerdos.

Actividades clave:

1. Presentación ejecutiva al consultante (alcance, etapas, responsables, recursos, ventajas/desventajas, costo/beneficio; y resolución de preguntas).
2. Plan de trabajo detallado (calendarización, responsables, indicadores de avance, mecanismos de control y seguimiento).
3. Plan de Comunicación y de gestión: comités semanales de avance; minutas con acuerdos (propuesta autorizada, alcance, resultados esperados, tiempos, responsabilidades, costo, condiciones de pago, confidencialidad y propiedad intelectual).  
4. Aseguramiento: tableros de KPIs, auditorías de roles (RACI), revisión de duplicidades, estabilización de procesos.

Entregables:

• Propuesta de trabajo elaborada (antecedentes/diagnóstico, síntesis del proyecto, alcance, solución detallada, plan de trabajo, entregables del consultor, riesgos, responsabilidades del consultor y consultante, costo estimado).
• Descripción detallada de la solución (etapas, resultados por etapa, indicadores por etapa, mecanismos de control, recursos del consultor y del consultante).
• Plan de trabajo (resultados esperados, actividades y recursos).
• Actividades calendarizadas (responsables, indicadores, mecanismos de control y seguimiento).
• Registro de acuerdos (propuesta autorizada, alcance, resultados, tiempos, responsabilidades, costo, condiciones de pago, cláusulas de confidencialidad y propiedad intelectual).

4) Evaluación de impacto

Para demostrar costo/beneficio, avances por etapa y resultados esperados, se propone un esquema de indicadores a tres niveles:

Nivel 1: Organizacional

• Productividad global
• Eficiencia de procesos end‑to‑end
• On‑Time Delivery
• Costo administrativo por transacción/proceso.

Nivel 2 : Funciones operativas

• Duplicidad de funciones (número de tareas con dueños múltiples → meta: –50% en 12 semanas).
• Claros de responsabilidad (porcentaje de procesos con RACI completo → meta: 100%).
• Nivel de escalación o conflictos por roles (incidencias/mes → meta: –60%).

Nivel 3 - Coordinación y gobierno:

• Cumplimiento comunicación y gestión (comités realizados/planificados, minutas emitidas, acuerdos cumplidos).
• Indicadores de avance por etapa (definidos en la descripción detallada de la solución).
• Mecanismos de control activos (seguimiento semanal; auditoría de procesos).

Método de medición:

• Línea base (Semana 0) → Actualizaciones en semanas 4, 8 y 12.
• Tablero con metas, variaciones y acciones correctivas por etapa.
• Informe de costo/beneficio (ahorros, productividad, tiempos, calidad) y riesgos remanentes.