Con base en el caso presentado, a continuación se presenta una propuesta metodológica estructurada para abordar la raíz de los problemas identificados como fallas en la eficiencia, duplicidad de funciones, baja productividad y desarticulación entre áreas. 

El objetivo es rediseñar la organización para optimizar el rendimiento, clarificar roles y fomentar una colaboración efectiva, asegurando un impacto medible y sostenible en el tiempo.

1. Diagnóstico Inicial

El punto de partida es un diagnóstico detallado para comprender la magnitud y la interrelación de los problemas reportados. Los hallazgos preliminares  sugieren:

• Ineficiencia Operativa: Posibles cuellos de botella en procesos estratégicos, flujos de trabajo ambiguos y uso inadecuado de recursos y tecnología.
• Duplicidad de Funciones: Incompatibilidad de responsabilidades entre departamentos, lo que genera confusión, conflictos de autoridad y esfuerzos innecesarios.
• Baja Productividad: Un síntoma general que puede deberse a la falta de claridad en los objetivos, procesos ineficientes y una cultura organizacional que no fomenta el alto rendimiento.
• Desarticulación entre Áreas: Falta de comunicación asertiva entre departamentos que impiden un inadecuado flujo de comunicación  e inadecuada colaboración interfuncional necesaria para dar cumplimiento a los objetivos estratégicos.

2. Marco de Análisis

Para guiar la reestructuración, se empleará un marco de análisis holístico que integra múltiples perspectivas: 

• Modelo de las 7S de McKinsey: Este marco es ideal para garantizar que la reestructuración no solo aborde la Estructura, sino también elementos críticos como las Habilidades, el Personal, el Estilo, los Sistemas y los Valores Compartidos. Un cambio exitoso requiere la alineación de todos estos elementos.
• Análisis de Procesos de Negocio (BPA): Se mapearán los procesos end-to-end para identificar ineficiencias, redundancias y puntos de fricción, proporcionando una base empírica para la optimización.
• Teoría de la Contingencia Estructural: La estructura óptima depende del entorno y los objetivos de la organización. El análisis asegurará que el nuevo diseño se ajuste a la estrategia y al contexto actual del mercado del cliente.

3. Propuesta Metodológica

La intervención se desarrollará en cuatro fases principales:

I. Descubrimiento y Análisis Profundo

Actividad Clave: Entrevistas con stakeholders, encuestas de clima, mapeo de procesos, análisis de datos de rendimiento y revisión documental de información histórica y organigramas.

Resultados Esperados: Diagnóstico validado y detallado de causas raíz; Mapa de procesos actual.

II. Diseño de la Nueva Estructura

Actividad Clave: Talleres de codiseño con líderes, definición de nuevos roles y responsabilidades, diseño del nuevo organigrama y flujos de trabajo optimizados.

Resultados Esperados: Nueva estructura organizativa definida y validada; Perfiles de puesto actualizados; Plan de implementación. 

III. Implementación y Transición

Actividad Clave: Comunicación del cambio, gestión del talento (reubicaciones, despidos, nuevas contrataciones), formación en nuevos procesos y sistemas, y acompañamiento al personal.

Resultados Esperados: Transición fluida con mínima interrupción operativa; rmpleados capacitados continuamente y alineados con la nueva estructura.

IV. Monitorización y Ajuste

Actividad Clave: Establecimiento de nuevos KPIs, auditorías de procesos, mecanismos de retroalimentación continua y ajustes necesarios post-lanzamiento.

Resultados Esperados: Operación estabilizada; mejora continua asegurada; logro de objetivos de eficiencia.

4. Evaluación de Impacto

La efectividad de la reestructuración se medirá frecuente y rigurosamente mediante métricas claras, comparando el rendimiento antes y después de la implementación:

• Eficiencia Operativa: Reducción del tiempo de ciclo de procesos clave (ej. del 20%).
• Productividad: Incremento en el output por empleado o equipo (medido por KPIs específicos de área).
• Claridad de Roles: Disminución de reportes de duplicidad de tareas o conflictos de responsabilidades (medido vía encuestas internas).
• Colaboración: Mejora en los resultados de encuestas de satisfacción interdepartamental y reducción de los problemas organizacionales.

Conclusión: Esta propuesta ofrece un camino estructurado y basado en evidencia para transformar los desafíos actuales del cliente en una ventaja competitiva a través de una organización más ágil, clara y productiva.