Caso: Un cliente corporativo ha solicitado apoyo en el diseño de una estrategia de reestructuración organizacional. Los motivos principales son fallas en la eficiencia operativa, duplicidad de funciones, baja productividad y desarticulación entre áreas. Como consultor asignado al caso, tu tarea consiste en diseñar una propuesta metodológica para abordar este problema.
1. Diagnóstico inicial: Como primer acercamiento, es crucial iniciar una entrevista inicial con la alta dirección para establecer claramente los problemas, expectativas, alcances y límites del proyecto. Se debe iniciar una recopilación de información para su análisis, tanto documental como estructural, revisando desde el organigrama actual y las descripciones de puesto para identificar formalmente dónde se supone que están las responsabilidades y contrastarlas con la realidad operativa. Para esto, se utilizarán métodos cualitativos, como entrevistas, y cuantitativos, como KPIs existentes o métricas de desempeño, para contrastar las percepciones con datos objetivos.
2. Marco de análisis: Para abordar el problema que menciona de ineficiencia y duplicidad, propongo utilizar las siguientes herramientas:
Mapa de Procesos: Esta herramienta permitirá visualizar el flujo de trabajo paso a paso, identificando redundancias, cuellos de botella e ineficiencias; nos dará un mapa claro de lo que se hace contra lo que debería hacerse.
Modelo de las 7S de McKinsey: Debido a la ineficiencia, este modelo nos permite evaluar si la estructura está alineada con la estrategia, los sistemas y el estilo de la organización. Ayuda a ver la empresa como un todo conectado y no como silos aislados.
Análisis FODA: Para contextualizar las fortalezas y las debilidades operativas frente a las amenazas del mercado y oportunidades a explotar, con el fin de priorizar qué resolver primero.
3. Propuesta metodológica: Propongo que la metodología siga un proceso de reestructuración y rediseño de procesos en 4 fases:
Fase 1 - Diagnóstico: Aplicación de los Mapas de Procesos para detectar exactamente dónde se duplican las funciones y crear un Mapa de Responsabilidades para clarificar roles y eliminar vacíos o solapamientos.
Fase 2 - Diseño de la solución: Co-creación de la nueva estructura organizacional. Se evaluarán las alternativas de solución utilizando una matriz de evaluación que pondere costo, impacto, tiempo y viabilidad cultural.
Fase 3 - Implementación y gestión del cambio: No bastará con el cambio de organigrama; requerirá una Gestión del Cambio, usando modelos como ADKAR, para reducir la resistencia del personal, comunicar los beneficios y capacitar en los nuevos roles.
Fase 4 - Seguimiento: Establecer un periodo de monitoreo para asegurar que los nuevos procesos se adopten y no se regrese a las viejas prácticas.
4. Evaluación del impacto: La evaluación no será solo al final, sino mediante la definición de KPIs que se medirán antes y después de la intervención. Se realizarán mediciones en el área de eficiencia operativa, midiendo la reducción de tiempos del ciclo en procesos clave y reducción de costos operativos; claridad organizacional, evaluando el clima laboral y encuestas para medir la claridad de los roles; y por último, la productividad, comparando el resultado por empleado o área tras la eliminación de duplicidades.
Conclusión:
En conclusión, esta estrategia integral no se limita a una reestructuración superficial, sino busco atacar la raíz de la ineficiencia mediante un análisis riguroso y una ejecución controlada. Al combinar herramientas técnicas como el mapeo de procesos con un enfoque humano en la gestión del cambio, se espera garantizar no solo la optimización de recursos y la eliminación de la duplicidad de funciones, sino también la sostenibilidad de la nueva estructura organizacional a largo plazo, alineando a todos los colaboradores con los objetivos estratégicos de la empresa
