El caso plantea una organización que opera con procesos fragmentados, funciones duplicadas y una coordinación insuficiente entre áreas. 

Estos síntomas señalan un sistema que ha crecido sin una arquitectura clara, generando ineficiencias operativas y afectando la productividad general.

propuesta que se presenta a continuación busca abordar el problema desde una perspectiva sistémica, combinando diagnóstico, rediseño estructural, gestión del cambio y evaluación continua del impacto.

1.      Diagnóstico inicial

El proceso inicia con una entrevista estratégica con la alta dirección para clarificar expectativas, necesidades, límites y el alcance del proyecto.

Se recopila información documental

Organigrama, descripciones de puesto, manuales operativos y se contrasta con la realidad operativa mediante entrevistas y observaciones directas.

Se integran métodos cualitativos (entrevistas, encuestas de clima laboral) y cuantitativos (KPIs actuales, productividad por área y cargas de trabajo) para contrastar percepciones con datos objetivos.

El diagnóstico revela:

* Procesos redundantes y una falta de estandarización que aumenta costos.

* Duplicidad de funciones causada por roles mal definidos.

* Baja productividad derivada de la ausencia de indicadores SMART y sistemas de medición.

* Desarticulación entre áreas por debilidad en canales de comunicación y coordinación transversal.

Este conjunto de hallazgos confirma que el problema tiene raíces operativas, estructurales y culturales.

2. Marco de análisis

Para comprender la complejidad organizacional se aplican diversas herramientas, tales como:

Identificar desperdicios, optimiza tiempos de ciclo y orienta la operación hacia el valor.

Análisis de cargas de trabajo, permitiendo redistribuir funciones y asegurar que el personal se enfoque en actividades estratégicas.

Este marco crea una visión integral que conecta procesos, personas y cultura.

3. Propuesta metodológica

La estrategia se estructura en cuatro fases principales:

Fase 1 – Diagnóstico profundo

* Mapeo BPMN de procesos críticos.

* Identificación de duplicidades, retrabajos y vacíos de control.

* Elaboración de matriz RACI y análisis de cargas de trabajo.

* Integración de KPIs base para establecer línea inicial de productividad y eficiencia.

Fase 2 – Diseño de la solución

* Redefinición de puestos y funciones estratégicas.

* Diseño de nueva estructura organizacional con enfoque transversal.

* Evaluación de alternativas mediante matriz costo/impacto/viabilidad cultural.

* Creación de indicadores SMART alineados a los objetivos estratégicos.

* Implementación de mecanismos Lean para reducir desperdicios y optimizar procesos.

Fase 3 – Implementación y Gestión del Cambio

Fundamentacion en 8 Pasos de Kotter + ADKAR; duración estimada: 6 a 8 semanas.

Incluye:

* Crear sentido de urgencia para movilizar a la organización.

* Formación de una coalición guía que impulse la transición.

* Comunicación clara y sostenida sobre la visión de la reestructura.

* Capacitación en nuevos procesos y responsabilidades.

* Acompañamiento individual para puestos rediseñados.

* Establecimiento de victorias tempranas que refuercen credibilidad.

La integración de Kotter y ADKAR garantiza que los cambios no se limiten a lo estructural, sino que también permeen a nivel de hábitos, habilidades y motivación del personal.

Fase 4 – Seguimiento, Evaluación y Aseguramiento de la Mejora

* Monitoreo continuo de KPIs estratégicos.

* Auditorías operativas periódicas para evitar retrocesos.

* Revisión trimestral del clima laboral y comunicación interáreas.

* Ajustes iterativos basados en resultados.

4. Evaluación del impacto

La evaluación se realizará mediante un “Cuadro de Mando Integral (CMI)”, integrando resultados en cuatro dimensiones: financiera, procesos internos, clientes y aprendizaje organizacional.

Impactos cuantitativos esperados

* Incremento del 20–35% en productividad tras eliminar duplicidades.

* Reducción del **15–25%** en tiempos de ciclo de procesos clave.

* Disminución del **10–30%** en retrabajos operativos.

* Mejor utilización del talento mediante reasignación estratégica.

Impactos cualitativos esperados

* Mayor claridad en roles, responsabilidades y toma de decisiones.

* Coordinación efectiva entre áreas.

* Incremento en la comunicación estratégica.

* Mejora notable en clima laboral y motivación.

* Cultura más colaborativa y orientada a resultados.

Conclusión

La propuesta integra diagnóstico, rediseño, gestión del cambio y evaluación bajo una visión sistémica. No se limita a reorganizar el organigrama: interviene procesos, cultura, liderazgo y medición del desempeño. Al combinar herramientas técnicas como BPMN, Lean, la matriz RACI y las 7S, con modelos de cambio como Kotter y ADKAR, se construye una ruta sólida y sostenible que permite a la organización recuperar eficiencia, claridad y alineación estratégica. El resultado esperado es una estructura capaz de responder de manera ágil y coordinada a los retos del entorno.

El proyecto aborda un problema complejo mediante un enfoque integral:  Se diagnóstica con herramientas avanzadas, se rediseñan procesos y roles, se gestiona el cambio de forma estructurada, y se evalúa con KPIs y un Cuadro de Mando Integral.Los impactos esperados incluyen mejoras significativas en productividad, eficiencia, clima laboral y coordinación interáreas,es una estrategia completa que atiende las raíces del problema y garantiza una reestructura organizacional sostenible, alineada al crecimiento y la competitividad de la empresa