Situación actual.
Caso: Un cliente corporativo ha solicitado apoyo en el diseño de una estrategia de reestructuración organizacional. Los motivos principales son fallas en la eficiencia operativa, duplicidad de funciones, baja productividad y desarticulación entre áreas. Como consultor asignado al caso, tu tarea consiste en diseñar una propuesta metodológica para abordar este problema.
· Problema 1. Fallas en la eficiencia operativa.
· Problema 2. Duplicidad de funciones.
· Problema 3. Baja productividad.
· Problema 4. Desarticulación entre áreas.
Diagnóstico inicial.
El cliente observa problemas relacionados con la operación, referidas líderes y empleados, datos financieros y operativos.
Para el diagnostico propongo un análisis FODA, con la alta dirección y revisar los aspectos internos que afectan a la organización.
Aplicar un mapeo de procesos para conocer la eficiencia de la organización, y conocer las carencias o aciertos en la línea de producción y la interacción entre las áreas.
Benchmarking interno para detectar las buenas prácticas y ausencias entre áreas y conocer los ¿porqué? De la desarticulación.
El alcance de lo anterior lleva a la reflexión de las áreas de la empresa en las que se puede originar la causa raíz, por ejemplo:
a) Dirección general y de operaciones. El negocio tiene baja eficiencia, opera debajo de lo deseado
b) Dirección de recursos humanos y operaciones. Duplicidad de funciones. Los colaboradores realizan actividades duplicadas por falta de procesos claros.
c) Dirección de recursos humanos, Operaciones >> Jefes de departamento>>Supervisores. Baja productividad. Falta de incentivos y supervisión.
d) Dirección general. Desarticulación entre áreas. Falta de liderazgo y procesos para dirigir la vida laboral de la empresa.
Diagnóstico y consideraciones adicionales:
a. Programa de entrevistas con puestos clave de la empresa y empleados.
b. Aplicación de cuestionarios a empleados y clientes.
c. Aplicación de la metodología de los 5 ¿porqué? Con puestos de alta dirección y de ser necesario en media dirección.
d. Observaciones de campo en cada unidad.
e. Revisión de las evidencias financieras.
Marco de análisis.
Los datos levantados en el diagnóstico, proporcionarán:
1. FODA Y Benchmarking, entrevistas, datos cualitativos para la solución de la mejor forma de articular las áreas y las razones por la que se encuentran desarticuladas, nutriendo al mapa de procesos para la eficaz y eficiente trazo nuevo de flujo.
2. El mapa de procesos, puede arrojar datos cualitativos en la forma de relación entre as áreas y cuantitativos en términos de número de operaciones exitosas (KPI) indispensable para medir el resultado de los procesos de la organización.
3. La revisión financiera, revelará la cuantificación y los ajustes de dineros que se debe hacer para balancear la productividad.
Propuesta metodológica.
1. Firma de autorizaciones y documentación. Día 1
2. Comunicación a los colaboradores de la empresa del inicio de la intervención. Día 2-3
3. Duración de diagnóstico. Semana 1 - 3
4. Procesamiento de la información. Semana 2- 5
5. Inicio de implementación de solución. Semana 4 – 8
6. Inicio de la medición de KPI. Semana 9.
7. Seguimiento y refuerzo a los procesos. Semana 10-11
8. Evaluación final. Semana 12
9. Transferencia al cliente. Semanas 12 – 16
10. Seguimiento y feedback para mejoras y nuevos proyectos. Semanas 24 – 28.
11. Informe de impacto final. semana 29-30
El proyecto de solución contempla la implementación de un KPI por problemática mencionada:
· Problema 1. Fallas en la eficiencia operativa – KPI % de aumento de la eficiencia mes contra mes.
· Problema 2. Duplicidad de funciones – KPI 100% de descripciones de puesto y personal capacitado en sus funciones.
· Problema 3. Baja productividad – KPI aumento del % de productividad al 95-97%
· Problema 4. Desarticulación entre áreas – KPI gestión de operaciones del 90-100%
A lograrse en un periodo de tres a seis meses posteriores a la finalización de la intervención.
