DIAGNÓSTICO INICIAL
Nuestro cliente presenta evidentemente una ineficiencia operativa, además una baja productividad y no existe una comunicación entre las áreas. Estos son síntomas de cuando una organización no cuenta con los procesos bien definidos ni funciones claramente definidas. Este tipo de fallas aparecen cuando una estructura administrativa no se encuentra alineada con las operaciones reales del área, lo que seguramente genera y duplicidad de actividades y descoordinación.
MARCO DE ANÁLISIS
Estos problemas se pueden comprender desde un enfoque global, proponiendo un análisis basado en tres componentes.
I. Procesos internos, utilizando los principios de Lean manufacturing como un mapeo de flujo de valor (VSM) y diagrama SIPOC (proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes) para identificar actividades que no generan valor y cullos de botella.
II. Estructura organizacional, revisión del organigrama, roles, descriptivos de puesto, para detectar vacíos o duplicidad de actividades.
III. Coordinación y cultura interna, considerando los aspectos como comunicación, colaboración y alineación. El modelo de las 7-S de McKinsey (Estrategia, estructura, sistemas, valores compartidos, habilidades, personal y estilo), por lo que es importante resaltar una alineación de la estructura, sistemas y el establecer de una cultura organizacional para evitar las fallas. Peters, T,J y Waterman, R.H., Jr. (1982).
PROPUESTA METODOLÓGICA
La intervención organizacional se llevará en cuatro etapas.
Etapa 1: Diagnostico. Levantamiento de información mediante entrevistas semiestructuradas, revisión documental (procedimientos, instructivos, etc.) y mapeo de procesos (VSM actual).
Etapa 2: Diseño. Rediseño de Mapa de procesos (VSM futuro), Reajuste del organigrama, definición de roles mediante la matriz RACI y creación de los mecanismos de coordinación inter áreas.
Etapa 3: Implementación. Capacitaciones en Kaizen para minimizar la resistencia al cambio, socialización del nuevo diseño, capacitación y acompañamiento. La evidencia muestra que la gestión del cambio es clave para lograr adopción (Personio. (s.f.).).
Etapa 4: Monitoreo. Seguimiento con KPI´s de eficiencia, productividad y coordinación, ajustes de procesos y roles de acuerdo a sus funciones con revisiones a 2 y 4 meses.
EVALUACIÓN DE IMPACTO
El impacto se evaluará en tres perspectivas:
1. Eficiencia operativa: reducción de tiempos de ciclo, eliminación de actividades que no generan valor y retrabajos.
2. Productividad: Establecer descriptivos de puesto bien definidos, para evitar duplicidades y mejorar el desempeño de las áreas.
3. Coordinación interna: Integración de las áreas, una claridad en responsabilidades y un mayor flujo de la información intra departamento y otras áreas.
Personio. (s.f.). Reestructuración empresarial: claves para una transición exitosa. Recuperado de https://www.personio.es/glosario/reestructuracion-empresarial/#cmo-planificar-una-reestructuracin-exitosa
Peters, T,J y Waterman, R.H., Jr. (1982). In search of excellence: Lessons from America's best-run companies. Harper & Row
Gutiérrez Pulido, H. (2014). Calidad total y productividad (4a. ed.). McGraw-Hill.
