1. Diagnóstico Inicial

El análisis preliminar de la empresa muestra que la organización presenta problemas estructurales y operativos. Las fallas identificadas son: ineficiencia operativa, duplicidad de funciones, baja productividad y desarticulación entre áreas, lo que demuestra que el modelo organizacional ya no cubre las necesidades actuales del negocio.

La duplicidad de funciones y la desarticulación entre áreas, hacen evidente que existe: 

•  Ambigüedad entre roles y responsabilidades
•  Procesos sin estandarización
•  Fallas en la gestión del desempeño y con la distribución de las cargas de trabajo.
•  Un diseño organizacional que no favorece la comunicación entre áreas.

Lo anterior nos indica que existe una brecha entre la estructura formal y la operación, lo que afecta de manera directa el desempeño y la productividad.

2. Marco de análisis

Para poder entender las causas raíz que están ocasionando la problemática es necesario que realicemos una mezcla de herramientas para poder conocer y entender a detalle, lo que está pasando en la organización.

Iniciaremos con un análisis FODA, con el cual podremos conocer las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que tiene actualmente y así podremos tener una visión estratégica del punto de partida.

A través de Mapas de procesos identificaremos las duplicidades, los cuellos de botellas y las actividades que no agregan valor y por tanto las fallas en el flujo operacional.

El Diagrama de Ishikawa nos permitirá identificar las causas raíz de la baja productividad y de la desarticulación entre áreas, considerando al recurso humano, los procesos, la tecnología, las políticas y los métodos.

Por supuesto que las entrevistas y la observación son esenciales en todo el proceso de análisis.

3. Propuesta metodológica

Nuestra propuesta consta de 4 fases:

Fase 1: Definición de alcance y recopilación inicial

• Reunión de alineación con el cliente
• Identificación de áreas críticas
• Recolección preliminar de documentación organizacional - organigramas, KPI´s, descripciones de puestos, manuales de operación -

Entregable fase 1: Mapa inicial del proyecto con los actores clave.

Fase 2: Diagnóstico integral con herramientas de análisis

1.FODA organizacional

• Identificación de fortalezas operativas
• Detección de debilidades internas como duplicidades y baja coordinación
• Identificación de Oportunidades 
• Amenazas externas

2. Mapeo de procesos críticos

• Elaboración de mapa para identificar: actividades duplicadas, pasos sin valor y retrasos por mala coordinación
• Identificación de cuellos de botella y puntos de quiebre

3. Ishikawa 

A través de los síntomas identificados en el mapeo de procesos, se construye un diagrama de causa-efecto para identificar causas en: 

• Métodos - falta de estandarización
• Personal - roles no definidos
• Equipos - herramientas insuficientes
• Entornos - presiones externas
• Procesos - flujo fragmentado

4. A través de la observación podemos ver lo que no se dice en las entrevistas y entender la dinámica real en la rutina cotidiana de trabajo. De igual manera podemos confirmar si el flujo de procesos sucede como se describió o hay desviaciones, que no son consideradas como tal, por considerarse "normales" en el día a día, si hay flujos no documentados, tiempos muertos u ociosos, etc.

Entregable fase 2: Informe de hallazgos validados y causas raíz.

Fase 3. Diseño de la estrategia de reestructuración

Rediseño estructural: 

• Claridad de roles y eliminación de duplicidades
• Reagrupación de funciones de acuerdo a cadenas de valor
• Optimización de los niveles jerárquicos

Rediseño de procesos clave

• Automatización o simplificación de procesos clave
• Integración interáreas mediante procesos transversales
• Eliminación de actividades sin valor

Reestructuración de puestos

• Actualización de descripciones de puestos
• Definición clara de responsabilidades por roles

Plan de transición

• Estrategia de comunicación
• Capacitación en nuevos procesos
• Gestión de cambio

Entregable fase 3: Propuesta metodológica integral validada con el Comité Directivo

Fase 4. Implementación y evaluación

Los indicadores esenciales a considerar son:

• % de reducción de duplicidades
• Tiempo de ciclo de procesos
• Productividad por área
• Nivel de coordinación interdepartamental
• Ahorro en costos operativos
• Adopción del nuevo diseño organizacional

La evaluación incluirá:

• Comparación de la línea base VS resultados
• Retroalimentación de los líderes de áreas
• Revisión del cumplimiento del plan de implementación

Entregable fase 4: Reporte de impacto con evidencia cualitativa y cuantitativa.