Diagnóstico Inicial
El diagnóstico parte de los problemas reportados: fallas de eficiencia, duplicidad de funciones, baja productividad y desarticulación entre áreas. Estos se consideran síntomas de problemas estructurales y de procesos más profundos. El objetivo es validar esta sintomatología y comenzar a identificar las causas raíz mediante un primer acercamiento cualitativo y cuantitativo, estableciendo una línea base clara para medir el éxito de la futura reestructuración.
Marco de Análisis
Se utilizará un marco de análisis integral para obtener una visión 360° del problema.
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Diagrama de Ishikawa: Se aplicará para desglosar las causas raíz de la "baja productividad" y la "ineficiencia", agrupándolas en categorías como Personas, Procesos, Tecnología y Estructura.
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Mapeo de Procesos: Permitirá visualizar el flujo de trabajo actual, identificando cuellos de botella, redundancias y la duplicidad de funciones de manera objetiva.
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Revisión de Organigrama actual y Descripciones de Puestos: Se analizará la estructura formal para detectar superposiciones de roles, brechas de responsabilidad y falta de claridad en las funciones.
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Entrevistas Semiestructuradas: Se realizarán con personal clave de distintas áreas para obtener una visión cualitativa sobre la desarticulación (falta de coordinación), la cultura de trabajo y las barreras de comunicación no visibles en los documentos.
Propuesta Metodológica
La metodología se ejecutará en tres fases:
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Fase de Diagnóstico: Aplicación de las herramientas de análisis y reporte de entrevistas realizadas para consolidar un informe de hallazgos clave que valide y profundice en los problemas iniciales.
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Fase de Diseño: Con base en los hallazgos, se diseñará la nueva estructura organizacional. Esto incluye el rediseño de procesos clave para hacerlos más eficientes, la elaboración de un nuevo organigrama que promueva la colaboración y elimine duplicidades, y la actualización de las descripciones de puestos para alinearlas con los nuevos roles.
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Fase de Plan de Implementación: Se creará una hoja de ruta para la transición, incluyendo un plan de comunicación y gestión del cambio para minimizar la resistencia y asegurar una adopción exitosa. El calendario de acciones y cambios estaría ligado a una matriz con el nivel de impacto, tiempo de implementación, responsables, fechas compromiso y si existen actividades predecesoras que se requieran realizar todo en una gráfica de Gantt.
Evaluación de Impacto
El impacto se medirá comparando los resultados con la línea base del diagnóstico. La propuesta sería hacer mediciones al inicio (previo a los cambios), al mes de los cambios, 3 meses y 6to mes de implementadas las mejoras. Se definirán Indicadores Clave de Desempeño (KPIs) específicos, tales como:
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Eficiencia: Reducción del tiempo de ciclo en procesos rediseñados. Tasa de Errores o Retrabajos.
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Productividad: Aumento de la producción o servicios por empleado/equipo. Tasa de cumplimiento por áreas.
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Estructura: Número de funciones duplicadas eliminadas.
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Coordinación: Mejora en encuestas de clima sobre colaboración interdepartamental. Se sugiere medirlo antes de iniciar y a los 6 meses después de implementados los cambios.
