Diagnóstico inicial
El cliente muestra síntomas muy claros que son: falla en eficiencia operativa sus procesos son redundantes, existe una ausencia de estandarización y tiempos de respuesta prolongados; duplicidad de funciones, esto puede indicar que no hay roles bien definidos y falta de claridad en la cadena de mando; baja productividad puede ser índice de escasa alineación entre objetivos estratégicos y operativos, posible falta indicadores de desempeño; y desarticulación entre áreas, la comunicación es deficiente, falta de coordinación interdepartamental y ausencia de mecanismos de integración transversal.
Marco de análisis
Para abordar esta situación, se propone utilizar un marco integral que combine tres enfoques:
- Análisis estructural (modelo organizacional actual, organigrama funcional y matriz de responsabilidades).
- Análisis de procesos bajo la metodología BPM, para identificar cuellos de botella, retrabajos y redundancias.
- Análisis de capacidades internas, considerando competencias del personal, carga de trabajo, cultura organizacional y mecanismos de coordinación interdepartamental.
Este marco permitirá entender la problemática desde sus dimensiones técnica, operativa y humana, y no únicamente desde la estructura formal.
Propuesta metodológica
Se sugiere un proceso en cuatro fases:
- Fase 1: Diagnóstico profundo
- Entrevistas con líderes y colaboradores clave.
- Mapeo de procesos críticos de la operación.
- Levantamiento de roles, funciones y duplicidades.
- Evaluación de flujos de comunicación e indicadores.
- Redefinición de roles y responsabilidades mediante una matriz RACI.
- Propuesta de un nuevo organigrama basado en eficiencia, claridad y flexibilidad.
- Integración de procesos optimizados eliminando retrabajos y redundancias.
- Diseño de un modelo de coordinación interáreas (comités, células de trabajo, mesas de seguimiento operativo).
- Sensibilización al personal sobre los objetivos y beneficios de la reestructura.
- Capacitación en nuevos procesos y herramientas.
- Plan de comunicación interna para garantizar claridad y transparencia.
- Puesta en marcha del nuevo diseño organizacional y procesos.
- Monitoreo mediante indicadores de productividad, eficiencia y tiempos de respuesta.
- Ajustes posteriores con base en los primeros resultados operativos.
Evaluación de impacto
Para medir el éxito de la reestructuración se recomienda establecer indicadores antes, durante y después de la implementación. Algunos KPI relevantes:
- Reducción de duplicidad de funciones.
- Disminución de tiempos de ciclo en procesos clave.
- Incremento en la productividad por área.
- Nivel de coordinación interdepartamental (evaluado mediante encuestas y tiempos de respuesta).
- Mejora en la satisfacción del personal y claridad de roles.
- Cumplimiento de metas operativas y estratégicas.
Estos indicadores pueden considerarse a corto, mediano y largo tiempo, esperado un cambio a una organización más ágil, con roles claramente definidos, procesos eficientes y mecanismos de articulación sólidos que permitan un desempeño sostenido en el tiempo.
