Foro de discusión de la Unidad 5

Análisis de problemas complejos

Analizar el caso que se presenta a continuación.

Caso: Un cliente corporativo ha solicitado apoyo en el diseño de una estrategia de reestructuración organizacional. Los motivos principales son fallas en la eficiencia operativa, duplicidad de funciones, baja productividad y desarticulación entre áreas. Como consultor asignado al caso, mi tarea consiste en diseñar una propuesta metodológica para abordar este problema, por lo que hay que desarrollar una propuesta argumentada, que incluya los siguientes elementos:

Diagnóstico inicial

Marco de análisis

Propuesta metodológica

Evaluación de impacto

 Propuesta Metodológica para un Proceso de Reestructuración Organizacional

La metodología se articula en tres grandes ejes —diagnóstico, intervención y evaluación— que se desarrollan bajo un marco de análisis sistémico y de diseño organizacional.

1. Diagnóstico Inicial (Eje 1: Diagnóstico)

El objetivo del diagnóstico es comprender el estado actual de la organización, identificar ineficiencias estructurales y culturales, y detectar las causas raíz de los problemas de duplicidad de funciones, baja productividad y desarticulación entre áreas.

1.1. Alcance del diagnóstico

•Estructura organizacional.

•Procesos críticos y cadena de valor.

•Desempeño operativo y productividad.

•Roles, responsabilidades y cargas de trabajo.

•Dinámicas de comunicación Inter área.

•Cultura organizacional, liderazgo y clima.

 1.2. Técnicas e instrumentos

•Revisión documental: organigramas, manuales, indicadores, políticas.

•Entrevistas semiestructuradas y focus groups: para validar percepciones y detectar cuellos de botella.

•Observación directa y walkthroughs: recorrido de procesos y rutinas operativas.

•Mapeo de procesos AS-IS: para identificar retrabajos, duplicidades y tiempos muertos.

•Matrices RACI actuales: para visualizar solapamientos y zonas grises.

•Encuestas de clima y alineación estratégica: para evaluar comunicación y colaboración.

 1.3. Entregables del diagnóstico

•Mapa organizacional actual (estructural y funcional).

•Matriz de problemas: causas raíz vs. síntomas.

•Hallazgos sobre duplicidades, fallas de eficiencia y descoordinación.

•Identificación de capacidades organizacionales faltantes.

•Insight cultural y análisis del modelo de liderazgo.

2. Marco de Análisis

La metodología se sustenta en cuatro marcos de referencia principales:

2.1. Enfoque de diseño organizacional Modelo Star de Galbraith

Para alinear estrategia, estructura, procesos, personas y recompensas.

2.2. Teoría de sistemas y Pensamiento Sistémico

Para comprender interdependencias y efectos no deseados entre áreas.

2.3. Análisis Funcional (RACI Matrices)

Para clarificar responsabilidades y evitar duplicidades.

2.4. Modelo de Madurez Organizacional

Para evaluar qué tan preparada está la organización para absorber cambios.

3. Propuesta Metodológica (Eje 2: Intervención)

La intervención consiste en transformar el diagnóstico y el análisis en una propuesta de reestructuración clara, viable y alineada con los objetivos estratégicos del cliente.

La intervención se compone de cuatro fases:

Fase 1. Alineación estratégica

Objetivo: Asegurar que la reestructuración responda a los objetivos del negocio.

Intervenciones clave:

•Taller de alineación con directivos (Reuniones estratégicas con la alta dirección).

•Definición de capacidades críticas para la estrategia.

•Priorización de procesos clave a rediseñar.

Producto: Alineación estratégica y mapa de capacidades.

Fase 2. Diseño organizacional (TO-BE)

Objetivo: Definir la estructura, roles y procesos futuros deseados.

2.1. Rediseño estructural

•Nuevo organigrama con criterios de agilidad, claridad y eficiencia.

•Reducción de niveles jerárquicos innecesarios.

•Integración o eliminación de áreas duplicadas.

2.2. Clarificación de roles y cargas de trabajo

•Nueva matriz RACI por proceso.

•Redefinición de puestos y competencias necesarias.

•Balanceo de cargas de trabajo y reasignación de funciones.

2.3. Rediseño de procesos operativos

•Mapa de procesos TO-BE.

•Eliminación de retrabajos y puntos muertos.

•Incorporación de automatización o digitalización donde aporte valor.

2.4. Mecanismos de coordinación y gobernanza

•Creación de comités operativos transversales.

•Protocolos de comunicación entre áreas.

•Definición de KPIs transversales para colaboración.

2.5. Gestión del cambio organizacional

•Plan de comunicación interna.

•Capacitación en nuevos procesos y roles.

•Acompañamiento a mandos medios como agentes de cambio.

Fase 3. Implementación

Objetivo: Ejecutar la reestructuración de manera controlada y sostenible.

Actividades de intervención:

•Plan de implementación por oleadas o etapas.

•Puesta en marcha del organigrama TO-BE.

•Capacitación en nuevos procesos y responsabilidades.

•Ajustes iterativos con base en retroalimentación semanal.

Producto: Organización operando bajo el nuevo modelo estructural y funcional.

Fase 4. Consolidación y Optimización Continua

Objetivo: Garantizar que la nueva estructura organizacional, los procesos rediseñados y los mecanismos de coordinación se mantengan, maduren y continúen mejorando después de la implementación inicial.

Esta fase asegura que la reestructuración no sea un evento aislado, sino un proceso sostenido que genera resultados a largo plazo.

Monitoreo de desempeño

Se evalúan periódicamente los KPIs definidos durante la intervención:

•Eficiencia operativa.

•Productividad.

•Niveles de servicio entre áreas.

•Cumplimiento de SLA internos.

•Reducción de retrabajos y reprocesos.

Justificación: Permite detectar desviaciones tempranas y corregirlas antes de que afecten el funcionamiento.

Ajustes iterativos

•Revisiones y ajustes trimestrales a la estructura, roles o procesos.

•Clarificación adicional de responsabilidades cuando sea necesario.

•Ajustes a cargas de trabajo o reasignación funcional.

Justificación: La organización suele requerir ajustes finos tras operar en la nueva estructura.

Gestión de cultura y liderazgo

•Refuerzo de comportamientos alineados a la nueva estructura.

•Acompañamiento continuo a mandos medios.

•Sesiones de liderazgo adaptadas al nuevo modelo operativo.

Justificación: Ninguna reestructuración se consolida sin una cultura que respalde y sostenga los cambios.

Mecanismos de mejora continua

•Implementación de rutinas de mejora continua (PDCA, Kaizen, retrospectives).

•Comité mensual de desempeño organizacional.

•Evaluación permanentemente del riesgo organizacional.

Justificación: Garantiza que la organización no regrese a los patrones anteriores y siga evolucionando.

Evaluación integral a 6 y 12 meses

Incluye:

•Revisión del alineamiento estratégico.

•Análisis del impacto total de la reestructuración.

•Recomendaciones para una nueva etapa de evolución organizacional.

Justificación: Cierra el ciclo y prepara a la organización para un nuevo ciclo de madurez.

4. Evaluación de Impacto (Eje 3: Evaluación)

La evaluación permite medir el impacto de la reestructuración a corto, mediano y largo plazo.

4.1. Evaluación cuantitativa

Indicadores operativos:

•Reducción del número de actividades duplicadas.

•Reducción de tiempos de ciclo en procesos clave.

•Aumento del output por colaborador (productividad).

•Reducción de retrabajos y reprocesos.

•Incremento en el cumplimiento de KPIs interárea.

Indicadores económicos:

•Ahorros por eficiencia operativa.

•Reducción del costo administrativo.

4.2. Evaluación cualitativa

•Percepción de claridad de roles (encuestas y entrevistas post-implementación).

•Nivel de colaboración entre áreas.

•Evaluación del cambio cultural y del liderazgo.

•Adopción de nuevas responsabilidades y rutinas operativas.

 4.3. Evaluación por etapas

Se recomienda medir en tres momentos:

•A los 30 días: adopción inicial.

•A los 60 días: consolidación de roles.

•A los 120 días: estabilización de procesos y sinergias entre áreas.

4.4. Retroalimentación y mejora continua

•Sesiones de ajuste (workshops retrospectivos).

•Análisis de brechas entre TO-BE y operación real.

•Implementación de mejoras adicionales en procesos, comunicación y estructura.

Al final se muestra una tabla resumen con la integración de los 3 ejes o elementos considerados Diagnostico, intervención y evaluación, describiendo las acciones principales a realizar y los resultados esperados en cada uno de los ejes considerados.

Integración de los tres ejes (Diagnóstico – Intervención – Evaluación)

CONCLUSIONES

La reestructuración propuesta permite abordar de forma integral los problemas actuales de eficiencia, duplicidad, baja productividad y desarticulación entre áreas. A través de un diagnóstico profundo, un rediseño organizacional estructurado y una implementación gradual acompañada de gestión del cambio, la empresa contará con procesos más ágiles, roles claramente definidos y una coordinación interdepartamental más efectiva.

 El enfoque metodológico combina herramientas analíticas con una perspectiva humana, lo que garantiza que la transformación no solo optimice los recursos y mejore el rendimiento operativo, sino que también sea sostenible en el tiempo. Con una evaluación continua del impacto y mecanismos de seguimiento, la nueva estructura permitirá alinear a los equipos con los objetivos estratégicos, impulsar una cultura de colaboración y consolidar una organización más eficiente, competitiva y orientada a resultados