Como consultor de gestión, se me asignó diseñar una propuesta metodológica para una estrategia de reestructuración organizacional, que un cliente corporativo ha solicitado por los siguientes motivos observados en su empresa: fallas en la eficiencia operativa, duplicidad de funciones, baja productividad y desarticulación entre áreas.

A continuación, presento de manera resumida el caso, con el análisis preliminar de la problemática o situaciones actuales, el diagnóstico inicial, el marco de análisis, la propuesta metodológica, así como el seguimiento, la evaluación de los resultados y su impacto y, las conclusiones de este caso.

Propuesta para el servicio de consultoría

Caso: Estrategia de reestructuración organizacional

Cliente: Corporativo confidencial

Consultoría: Organizacional

Con base en lo referido por el cliente, se observa que es necesario enfocar el estudio del caso en tres vertientes principales: la estratégica, la de procesos y la del capital humanos. Sin embargo, también es importante combinarlos para ofrecerle una solución integral y efectiva.

Análisis u observación preliminar de la problemática o situación

Haciendo uso de la experiencia y de los conocimientos sobre estos temas, se puede aplicar como análisis exploratorio preliminar de la situación un diagrama básico causa-efecto o Ishikawa, observándose: que la baja productividad reportada es un efecto o consecuencia de los factores o causas presentes, siendo la desarticulación entre áreas la causa principal, cuyas características y factores evidentes son la duplicidad de funciones y las fallas en la eficiencia operativa (procesos).

Esta observación preliminar permite definir con mayor claridad el problema organizacional y plantear de manera objetiva el diagnóstico inicial, el cual se enfoca en las vertientes mencionadas, realizando la recopilación de datos, la obtención de información y su análisis correspondiente.

Diagnóstico inicial

Cabe destacar que el cliente ha referido situaciones que ha observado, sin embargo, es necesario profundizar de manera global y sistémica en la estructura de la empresa para identificar otros factores que pueden ser las causas que provocan el efecto final.

Enfoque estratégico (organizacional)

Se realizó un análisis FODA para identificar los factores que provocan esta condición en la estructura organizacional de la empresa, encontrándose que no sólo es la desarticulación entre áreas y la duplicidad de funciones, sino también la interacción de la dirección general, observándose: una cultura organizacional no alineada a los objetivos y con decisiones incorrectas; falta de coordinación, comunicación e integración efectiva entre los diferentes departamentos o unidades funcionales de la organización y; superposición de roles y responsabilidades.

Enfoque de procesos

En este sentido, se realizaron mapas de procesos (BPMN) en los tres niveles de la organización, para visualizar e identificar las fallas en la eficiencia operativa que provocan la baja productividad, encontrándose: procesos redundantes, tiempos de respuesta extensos y ausencia de indicadores de desempeño que reflejan la falta de alineación entre objetivos individuales y corporativos.

Enfoque de capital humano (personas)

Por último, se realizaron encuestas de clima laboral con las que se identificó: escasa motivación del personal; falta de innovación y desarrollo de habilidades del personal; ausencia de herramientas tecnológicas digitales de apoyo y; deficiencias en la cultura organizacional y en la calidad de procesos operativos.

Con base en estas tres vertientes, también se realizó de manera adicional un análisis PESTEL para visualizar e identificar factores externos que el cliente no ha considerado. Finalmente se integró este diagnóstico inicial de manera visual mediante un BMC para documentar lo observado, identificando de manera general: una estructura burocrática excesiva, baja integración tecnológica y de comunicación, además de la carencia de control estratégico, como hipótesis iniciales del caso.

A partir de los elementos identificados, se propuso el siguiente marco de análisis para abordar el problema con el enfoque sistémico y estratégico requerido, integrándose en dos perspectivas.

Marco de análisis

Análisis organizacional, de cultura y de comunicación

Revisión del organigrama y las funciones correspondientes para identificar las redundancias y vacíos de responsabilidad, aplicando una matriz causal, combinando las técnicas 5W (de los cinco por qué) y TCN (del consenso numérico), para resolver los elementos que provocan la desarticulación de áreas y duplicidad de funciones. De igual manera, evaluar el clima laboral y los canales de comunicación, detectando las barreras de colaboración interdepartamental que provocan la falta de coordinación e integración efectiva, así como para identificar las causas de insatisfacción presentes, mediante encuestas, entrevistas y dinámicas grupales (focus group).

Análisis de desempeño y métricas

Identificar cuales indicadores de desempeño (KPIs) se pueden aplicar y que procesos clave pueden mejorarse, mediante un cuadro de mando integral (balanced scorecard) y un estudio de tiempos y movimientos, así mismo, visualizar mediante benchmarking estándares del sector que al implementarse mejoraren la eficiencia mediante lineamientos adecuados, con la finalidad de resolver las fallas operativas y la baja productividad, además de incorporar las tecnologías adecuadas para una correcta gestión y control estratégico.

Este análisis permite agrupar los factores presentes en dos perspectivas que engloban los motivos referidos por el cliente, además de los identificados en el diagnóstico inicial, con el fin de plantear de manera más objetiva la estrategia de solución a las hipótesis, la cual se expone a continuación.

Propuesta metodológica

La estrategia que se planteó para la reestructuración se divide en cuatro etapas principales.

Etapa de diagnóstico exhaustivo o profundo

Realizar entrevistas estructuradas enfocadas a directivos y personal clave de los departamentos existentes en la empresa, posteriormente, realizar encuestas de clima organizacional a todo el personal de la organización y finalmente, llevar a cabo un mapeo de procesos críticos mediante diagramas de flujo, presentando los resultados de manera dinámica y ejecutiva con diagramas de Venn, organigramas y tablas comparativas.

Etapa de rediseño organizacional

Redefinir roles y responsabilidades mediante una matriz RACI, simplificando el organigrama y reduciendo la burocracia o niveles jerárquicos en la organización, para corregir la desarticulación o falta de coordinación entre áreas y la duplicidad de funciones. Rediseñar los flujos de trabajo e implementar un sistema de indicadores de desempeño integrados en dashboards digitales alineados a la cultura organizacional, para mejorar la eficiencia y productividad. Implementar una plataforma de comunicación digital interna para reforzar la efectividad de los dos puntos anteriores. Por último, capacitar a mandos medios en la gestión de equipos para asegurar la correcta ejecución de la reestructura de la organización.

Etapa de intervención o implementación

Para redefinir los roles y responsabilidades se crearán grupos o comités interdepartamentales que interactuarán en la ejecución del proyecto estratégico para simplificar el organigrama y rediseñar los flujos de trabajo. Simultáneamente se llevará a cabo la capacitación e implementación de metodologías ágiles y de gestión de equipos, digitalizando los procesos administrativos y operativos con el uso de ERPs. Posteriormente, se definirán los KPIs correspondientes a la fase anterior considerando el tiempo de ciclo, los costos operativos, la productividad por área y la satisfacción laboral mediante dashboards digitales de control. Finalmente se definirá e implementara la plataforma digital de comunicación de bajo costo o a fin a los sistemas de cómputo utilizados por la empresa, tales como MS Teams, Zoom u otros.

Etapa de consolidación y seguimiento

Se realizará un mapa de ruta (roadmap) con hitos y cronograma, con seguimiento mediante gráficas de Gantt para los departamentos y procesos correspondientes, así como el monitoreo trimestral de KPIs. Se hará una retroalimentación trimestral sobre los cambios realizados y la nueva cultura organizacional, por medio de encuestas, entrevistas y reuniones con el personal, así como reforzar el aprendizaje y cambio obtenido con talleres. Con base en los puntos anteriores, se realizarán ajustes iterativos en procesos y estructura organizacional a corto plazo (durante un año), consolidando estándares, mejores prácticas y mecanismos de seguimiento autónomo al interior de la empresa para asegurar una cultura organizacional y clima laboral aceptables. Por último, se realizará la transferencia de capacidades (conocimiento y tecnología) mediante un reporte final con los resultados, conclusiones y recomendaciones de la solución a la alta dirección.

Evaluación de los resultados y su impacto

Con base en lo anterior y considerando la evaluación de la inversión, costos y beneficios esperados, las propuestas realizadas para la reestructura organizacional impactan en tres aspectos principales que engloban los motivos por los cuales el cliente solicitó el servicio de consultoría.

Articulación organizacional

Mayor fluidez en la comunicación interdepartamental y alineación estratégica entre áreas y objetivos corporativos, permitiendo una integración de la organización.

Eficiencia operativa

Reducción de tiempos en procesos y disminución de costos asociados a duplicidad de funciones.

Productividad y desempeño

Incremento en cumplimiento de metas por área y mejora en indicadores de satisfacción laboral y retención de talento, aumentando la productividad de la empresa y la estabilidad del personal.

No obstante, en la siguiente tabla se muestra con detalle el impacto esperado:

Cabe mencionar que, adicionalmente se aplicará un modelo de evaluación antes-después con métricas cuantitativas y cualitativas, asegurando evidencia objetiva del impacto en la etapa de seguimiento.

Conclusiones del caso

La estrategia propuesta es robusta al integrar un diagnóstico y rediseño estructural con la implementación y evaluación continua de mejora. La cual, simplificará la estructura al redefinir funciones, fortaleciendo la cultura colaborativa y optimizando los recursos de la organización, con lo que se podrá recuperar eficiencia, elevar productividad y mejorar la cohesión interna, con un impacto sostenible en la competitividad del cliente.