Diagnóstico inicial

El caso plantea una organización con síntomas evidentes de deterioro operativo: duplicidad de funciones, baja productividad, fallas en la eficiencia y desarticulación entre áreas. Estos elementos reflejan problemas sistémicos vinculados a una estructura organizacional obsoleta o mal alineada con los objetivos actuales del negocio. Las señales sugieren ausencia de procesos estandarizados, falta de claridad en roles y responsabilidades, canales de comunicación débiles y una cultura organizacional que probablemente ha normalizado el trabajo reactivo.

Antes de plantear cualquier solución, es indispensable realizar un análisis profundo del estado actual, ya que las problemáticas mencionadas no solo afectan los resultados operativos, sino también el clima laboral, la toma de decisiones y la capacidad de respuesta estratégica.

Marco de análisis

1. Análisis estructural (modelo de Galbraith – Star Model)

cinco elementos clave: estrategia, estructura, procesos, personas y recompensas. La combinación de estos factores determina el desempeño. Cualquier desalineación entre ellos puede generar los síntomas detectados.

2. Mapeo de procesos (BPM)

La duplicidad y baja productividad suelen emerger por procesos mal diseñados o sin actualización. El mapeo permite identificar actividades que no agregan valor, cuellos de botella y lagunas operativas.

3. Diagnóstico organizacional basado en DO

Desde la perspectiva del Desarrollo Organizacional, el análisis se enfoca en cultura, comunicación, liderazgo, cohesión interdepartamental y niveles de madurez operativa.

4. Análisis FODA enfocado en capacidades internas

Permite ubicar las debilidades estructurales, pero también fortalezas que pueden utilizarse para impulsar el cambio.

Propuesta metodológica

Fase 1: Diagnóstico profundo (2–4 semanas)

• Entrevistas semiestructuradas con líderes y personal operativo.

• Encuestas de clima y percepción organizacional.

• Revisión documental (organigramas, KPIs, descripciones de puesto, manuales, políticas).

• Mapeo AS-IS de procesos clave.

• Identificación de duplicidades, brechas de comunicación y actividades sin valor agregado.

Resultado: Informe de hallazgos con causas raíz mediante técnicas como Ishikawa y análisis 5 porqués.

Fase 2: Diseño de la estructura objetivo (TO-BE)

• Definición o actualización de objetivos estratégicos.

• Rediseño del organigrama basado en funciones críticas.

• Reasignación y clarificación de roles, evitando duplicidades.

• Diseño de flujos de trabajo eficientes entre áreas.

• Normalización de procesos clave bajo enfoque BPM.

Resultado: Propuesta de estructura funcional o matricial (según las necesidades), con puestos claramente definidos y procesos optimizados.

Fase 3: Implementación gradual

• Comunicación del cambio a todo el personal.

• Capacitación en nuevas funciones y procesos.

• Ajustes a sistemas de evaluación, KPIs y recompensas.

• Integración de herramientas tecnológicas que soporten la nueva operación.

Resultado: Puesta en marcha ordenada y con acompañamiento consultivo.

Fase 4: Monitoreo y mejora continua

• Evaluación mensual de indicadores de eficiencia, productividad y alineación entre áreas.

• Sesiones de retroalimentación con líderes.

• Ajustes a la estructura según resultados y aprendizajes.

Evaluación de impacto

1. Operativa

• Reducción de tiempos de proceso.

• Eliminación de actividades duplicadas.

• Aumento del cumplimiento de KPIs.

2. Organizacional

• Mayor claridad en roles y responsabilidades.

• Flujo de comunicación más eficiente entre áreas.

• Mejora en la coordinación interdepartamental.

3. Productiva

• Incremento de productividad por persona.

• Disminución de retrabajos.

• Mejor utilización de recursos.

4. Cultural

• Mayor compromiso y satisfacción del personal ante procesos claros.

• Disminución del conflicto interno por responsabilidades ambiguas.

• Aceptación y apropiación del cambio.

Conclusión

El diseño de una estrategia de reestructuración organizacional implica comprender el problema desde una perspectiva integral, considerando tanto factores estructurales como humanos. La propuesta metodológica presentada permite intervenir de manera ordenada, fundamentada y orientada a resultados, garantizando que la organización mejore su eficiencia, elimine duplicidades y fortalezca sus capacidades internas para sostener su crecimiento. Este ejercicio refuerza la importancia del pensamiento crítico, el diagnóstico riguroso y la implementación estratégica como elementos clave para resolver problemas complejos en entornos reales.