Para ver la presentación ejecutiva en video haz clic aquí:

Presentación en video

https://drive.google.com/file/d/1f3U4gZuHrwnvMDNvixwicgsadC472LfZ/view?usp=drive_link

Para ver la presentación ejecutiva en láminas haz clic aquí:

Presentación en láminas

https://drive.google.com/file/d/1vBCO6M2jPMWPI9XR74ke82eoGpOTAy3Z/view?usp=sharing

1. Diagnóstico inicial

Fallas en la eficiencia operativa: Los procesos son lentos, burocráticos o presentan cuellos de botella, lo que incrementa los costos y los tiempos de entrega.

Duplicidad de funciones: Diferentes áreas realizan tareas similares o idénticas, generando desperdicio de recursos, conflictos internos y falta de claridad en la rendición de cuentas.

Baja productividad: Los colaboradores dedican tiempo a actividades redundantes o de bajo valor, afectando la moral y el desempeño general.

Desarticulación entre áreas: Existen silos departamentales donde cada área trabaja por sus propios objetivos, sin una visión o procesos integrados, lo que daña la cohesión y la efectividad global.

Hipótesis principal subyacente

Estos síntomas no son aislados, sino el resultado de un diseño organizacional que ya no se alinea con la estrategia del negocio. Es probable que la estructura haya evolucionado de forma orgánica y reactiva, sin una visión holística, llevando a la superposición de roles y a la falta de integración en los flujos de trabajo.

2. Marco de análisis

1. Análisis estratégico (¿A dónde vamos?)

Herramienta: Matriz FODA 

Objetivo: Revisar y alinear los objetivos estratégicos de la compañía. Una reestructuración debe estar impulsada por la estrategia, no solo por la eficiencia. Preguntas clave: ¿Cuál es nuestra ventaja competitiva? ¿Qué necesitamos hacer de manera diferente?

2. Mapeo de procesos (¿Cómo trabajamos?)

Herramienta: Mapas de flujo de valor (Value Stream Mapping) 

Objetivo: Mapear los procesos para identificar duplicidades, cuellos de botella, y puntos de descoordinación entre áreas.

3. Análisis estructural y de roles (¿Quién hace qué?)

Herramienta: Matriz RACI (Responsable, Aprobador, Consultado, Informado) 

Objetivo: Documentar las funciones, responsabilidades y relaciones de reporte actuales. Identificar solapamientos (donde la R aparece múltiples veces) y vacíos (donde no hay R asignada). Evaluar si la estructura facilita o dificulta la colaboración.

3. Propuesta metodológica

Fase 1: Diagnóstico integral y alineación estratégica (4-5 semanas)

Actividades clave:

1. Taller de alineación con alta dirección: Validar la visión, misión y objetivos estratégicos a 3-5 años.

2. Revisión documental: Análisis de organigramas, manuales de funciones, KPIs y estados financieros.

3. Entrevistas y grupos focales: Realizar sesiones confidenciales con líderes de todas las áreas y una muestra representativa de mandos medios y operativos para capturar la perspectiva desde dentro.

4. Benchmarking interno: Comparar prácticas y estructuras de áreas de alto rendimiento dentro de la misma organización.
   Entregable: Informe de diagnóstico detallado que confirme las causas raíz, valide la hipótesis inicial y establezca los objetivos específicos de la reestructuración.

Fase 2: Diseño de la nueva organización (6-8 semanas)

Actividades clave:

1. Rediseño de procesos críticos: Simplificar y rediseñar los procesos identificados en la fase 1, eliminando duplicidades y estableciendo responsables claros.

2. Diseño de la nueva estructura organizacional: Evaluar y proponer modelos (ej.: funcional, matricial, por equipos ágiles) y definir el organigrama futuro. El criterio será maximizar la colaboración y minimizar la fricción.

3. Definición de roles y responsabilidades: Elaborar matrices RACI para los procesos rediseñados y crear descripciones de puesto claras y actualizadas.

4. Diseño del modelo de gobernanza: Establecer comités, ritmos de reunión y mecanismos de toma de decisión que fomenten la transversalidad.
   Entregable: Propuesta del diseño organizacional futuro, incluyendo organigrama, procesos clave rediseñados, matriz RACI y modelo de gobernanza.

Fase 3: Plan de implementación y gestión del cambio (4-5 semanas)

Actividades clave:

1. Plan de transición por etapas: Definir un cronograma detallado con hitos, fases piloto y roll-out completo.

2. Plan de comunicación: Comunicar de manera transparente y continua el porqué del cambio, los beneficios y el impacto para cada colaborador.

3. Plan de gestión de talento: Definir criterios para la reubicación, capacitación o, en casos extremos, la salida de colaboradores. Es crucial manejar esto con ética y transparencia.

4. Capacitación: Entrenar a los equipos en los nuevos procesos, sistemas de información y formas de colaborar.
   Entregable: Plan detallado de implementación y gestión del cambio, con cronograma, mensajes clave, plan de capacitación y protocolos de soporte.

Fase 4: Implementación, monitoreo y ajustes (En curso, 3-6 meses post-implementación)

Actividades clave:

1. Ejecución del plan: Llevar a cabo la implementación según lo planeado, con un comité directivo liderando el proceso.

2. Soporte continuo: Brindar coaching y soporte a los líderes y equipos durante la transición.

3. Monitoreo y evaluación de impacto: Medir el progreso contra los indicadores definidos en la fase 1.
   Entregable: Reportes periódicos de seguimiento y sesiones de ajuste con la dirección.

4. Evaluación de impacto

Para medir el éxito de la reestructuración, proponemos un cuadro de mando integral (Balanced Scorecard) con indicadores en cuatro perspectivas:

Perspectiva financiera

Indicadores clave (KPIs): Reducción de costos operativos; ROI de la reestructuración.

Objetivo: Cuantificar el ahorro y el retorno de la inversión.

Perspectiva de procesos internos

Indicadores clave (KPIs): Tiempo de ciclo de procesos clave, tasa de errores/reprocesos; reducción de duplicidades medibles.

Objetivo: Validar las mejoras en eficiencia y calidad.

Perspectiva del cliente

Indicadores clave (KPIs): Satisfacción del cliente (NPS); tiempo de respuesta al cliente.

Objetivo: Evaluar si los cambios internos impactan positivamente en el servicio.

Perspectiva de aprendizaje y crecimiento

Indicadores clave (KPIs): Productividad (ingresos por empleado, cumplimiento de metas); clima laboral (encuestas de compromiso y colaboración); rotación voluntaria de talento clave.

Objetivo: Medir el impacto en las personas, la cultura y la capacidad de innovación.

Conclusión

La reestructuración organizacional que proponemos no es un simple redibujo del organigrama. Es una intervención estratégica, basada en datos y centrada en las personas, que busca alinear la estructura, los procesos y el talento con la estrategia del negocio. El éxito dependerá de un liderazgo comprometido, una comunicación excepcionalmente clara y una implementación disciplinada.