1. Diagnostico:

Hallazgos clave por síntoma.

• Eficiencia operativa:
  • Evidencia: Tiempos de ciclo altos, retrabajos, variabilidad entre áreas.
  •  Herramientas: SIPOC / VSM (Value Stream Mapping): para mapear procesos extremo a extremo y visualizar tiempos de ciclo, esperas y retrabajos. KPIs de eficiencia: tiempo de ciclo, tasa de retrabajo, costo por transacción. 

• Duplicidad de funciones:
  • Evidencia: Superposición de tareas en coordinación, control y autorización.
  • Herramientas:

Matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed): La misma servira para identificar duplicidades y vacíos de responsabilidad.

Catálogo de actividades por rol: Para contrastar funciones y detectar superposiciones.

• Baja productividad:
  • Evidencia: Bajo throughput por FTE, incumplimiento en el nivel esperado.
  • Herramientas:

KPIs de productividad:

• • • Throughput por FTE.
    • Cumplimiento de metas operativas y objetivos definidos.
    • Índice de eficiencia individual y grupal.

Balance de carga/capacidad:

• • • Análisis de tramos de control (spans & layers).
    • Distribución de trabajo por área y rol.
    • Identificación de desequilibrios en asignación de tareas

• Desarticulación entre áreas:

o   Evidencia: Conflictos de prioridad entre departamentos, escalaciones frecuentes y decisiones sin dueño claro.

o    Herramientas:

KPIs de coordinación:

§  Número de escalaciones.

§  Tiempo promedio de resolución inter-áreas.

§  Claridad de rol (medida mediante encuestas internas).

Matriz RACI: Identificar vacíos de responsabilidad y superposición de roles en decisiones clave.

Entrevistas/encuestas rápidas: Para captar percepción de fricciones, problemas de comunicación y falta de alineación entre áreas.

Mapeo de procesos inter-áreas (SIPOC): Para visualizar puntos de transferencia y detectar dónde se generan retrasos o conflictos.

Para:

• Cuantificar (KPIs, análisis de carga/capacidad).
• Clarificar (Matriz RACI, catálogo de actividades por rol, spans & layers).
• Visualizar (SIPOC/VSM, organigrama actual).
• Captar percepciones (entrevistas, encuestas rápidas).

2. Marco de analisis:

·       7S de McKinsey (alineación organizacional)

o   Indicios: Incongruencia entre estrategia, estructura y sistemas, cultura fragmentada y liderazgo reactivo.

o   Herramientas:

Análisis 7S: Revisar congruencia entre Strategy, Structure, Systems, Shared Values, Style, Staff y Skills.

Organigrama actual: Evaluar spans & layers y estructura jerárquica.

Entrevistas/encuestas rápidas: Captar percepciones sobre valores compartidos, estilo de liderazgo y claridad de roles.

·       FODA (visión estratégica interna/externa)

o Indicios: Fortalezas desaprovechadas, debilidades estructurales, oportunidades de optimización y amenazas externas.

o Herramientas:

Matriz FODA: Para sintetizar hallazgos en fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

KPIs de productividad y eficiencia: Cuantificar fortalezas y debilidades.

Entrevistas/encuestas rápidas: Validar percepciones de amenazas y oportunidades.

·       PESTEL (factores de entorno)

o Indicios: Presiones regulatorias, económicas y tecnológicas que afectan la operación.

o Herramientas:

Matriz PESTEL: Para mapear factores Políticos, Económicos, Sociales, Tecnológicos, Ecológicos y Legales.

Revisión documental: Identificar políticas regulatorias, tendencias de mercado y normativas legales.

KPIs financieros y operativos: Para vincular factores externos con impacto interno.

·       Lean Six Sigma (eficiencia y variabilidad)

o Indicios: Procesos con desperdicio, variabilidad alta y retrabajos frecuentes.

o Herramientas:

SIPOC/VSM: Mapear procesos y detectar desperdicios.

KPIs de eficiencia: Medir tiempo de ciclo, tasa de retrabajo y costo por transacción.

Análisis de causa raíz (Ishikawa, 5 Whys): Identificar fuentes de variabilidad.

·       ADKAR (gestión del cambio)

o Indicios: Resistencia cultural, falta de claridad en roles, baja adopción de nuevas prácticas.
o Herramientas:

Modelo ADKAR: Estructurar conciencia, deseo, conocimiento, habilidad y refuerzo.

Entrevistas/encuestas rápidas: Medir disposición al cambio y barreras culturales.

KPIs de adopción: Medir % de colaboradores capacitados y % de procesos nuevos aplicados correctamente.

Para:

• Clarificar (Matriz RACI, catálogo de actividades por rol, spans & layers).
• Cuantificar (KPIs, análisis de carga/capacidad, indicadores de productividad y eficiencia).
• Visualizar (SIPOC/VSM, organigrama actual, mapas de procesos).
• Captar percepciones (entrevistas, encuestas rápidas, análisis de clima organizacional).
• Analizar entorno y estrategia (FODA, PESTEL).
• Reducir variabilidad y desperdicio (Lean Six Sigma, Ishikawa, 5 Whys).
• Gestionar adopción cultural (ADKAR).

3. Propuesta metodologics:

·       Fase 1: Levantamiento y línea base

• • Objetivo: Construir visibilidad integral de procesos y roles.
  • Herramientas: SIPOC/VSM, RACI, KPIs, entrevistas.
  • Entregables: Mapa extremo a extremo, matriz de responsabilidades, tablero de línea base.

• Fase 2: Rediseño organizacional
  • Objetivo: Simplificar estructura y clarificar roles.
  • Herramientas: 7S, organigrama target, catálogo de roles, Lean Six Sigma.
  • Entregables: Organigrama optimizado, RACI objetivo, procesos estandarizados.

• Fase 3: Implementación y gestión del cambio
  • Objetivo: Asegurar adopción cultural y operativa.
  • Herramientas: ADKAR, plan de comunicación, KPIs de adopción, pilotos.
  • Entregables: Plan de cambio, reportes de adopción, pilotos validados.

• Fase 4: Estabilización y mejora continua

o   Objetivo: Institucionalizar disciplina y evitar regresión.

o   Herramientas: Lean Six Sigma (SPC, Ishikawa, 5 Whys), auditorías, KPIs post‑implementación, Kaizen.

o   Entregables: Tablero de desempeño, auditorías de rol/proceso, círculos de mejora.

      4. Evaluacion de impacto:

·       Fase 1: Medición de resultados iniciales

o Objetivo: Comparar desempeño post‑implementación contra la línea base levantada en el diagnóstico.

o Herramientas:

KPIs de eficiencia y productividad: Para medir tiempo de ciclo, throughput por FTE y tasa de retrabajo.

Tablero comparativo before/after: Para visualizar mejoras en indicadores clave.

Auditorías de proceso: Para verificar cumplimiento de estándares definidos.

Entregables: reporte de resultados iniciales, tablero de comparación, informe de auditoría.

Resultado esperado: Evidencia objetiva de mejora respecto a la línea base definida en la Fase 1 de la Propuesta metodológica (Descubrimiento y línea base).

·       Fase 2: Evaluación de coordinación inter‑áreas

o Objetivo: validar si la nueva estructura y roles reducen escalaciones y conflictos de prioridad.
o Herramientas:

Matriz RACI actualizada: Para confirmar claridad de responsabilidades.

KPIs de coordinación: Para medir número de escalaciones y tiempos de resolución inter‑áreas.

Encuestas rápidas: Para captar percepción de alineación y comunicación.

Entregables: Matriz RACI final, reporte de coordinación, resultados de encuestas

Resultado esperado: Confirmación de que el rediseño organizacional de la Fase 2 de la Propuesta metodológica (Diseño organizacional) generó mayor claridad y coordinación.

·       Fase 3: Evaluación cultural y de adopción

o Objetivo: Medir nivel de aceptación y uso de nuevas prácticas.

o Herramientas:

Modelo ADKAR: Para evaluar conciencia, deseo, conocimiento, habilidad y refuerzo.

KPIs de adopción: % de colaboradores capacitados y % de procesos aplicados correctamente.

Entrevistas Cualitativas: Para identificar barreras culturales persistentes.

Entregables: Informe de adopción, resultados de encuestas ADKAR, reporte de entrevistas.

Resultado esperado: Validación de que la Fase 3 de la Propuesta metodológica (Implementación y gestión del cambio) logró la adopción cultural y operativa prevista.

·       Fase 4: Impacto financiero y estratégico

o Objetivo: Cuantificar beneficios económicos y estratégicos derivados de la intervención.

o Herramientas:

KPIs financieros: Reducción de costos unitarios, incremento de productividad.

Matriz FODA actualizada: Para reflejar nuevas fortalezas y oportunidades.

PESTEL: Para validar resiliencia frente a factores externos.

Entregables: Reporte financiero, FODA actualizado, análisis PESTEL post‑implementación.

Resultado esperado: Demostración de que la Fase 4 de la Propuesta metodológica (Estabilización y mejora continua) se tradujo en beneficios tangibles y sostenibles.

Cierre:

El diagnóstico realizado, sustentado en marcos de referencia reconocidos (7S de McKinsey, FODA, PESTEL, Lean Six Sigma y ADKAR), permitió identificar con precisión las áreas críticas de coordinación, eficiencia y cultura organizacional.

El marco de análisis aseguró una interpretación integral de los hallazgos, mientras que la propuesta metodológica definió un camino estructurado de intervención en cuatro fases: levantamiento, rediseño, implementación y estabilización.

Finalmente, la evaluación de impacto establece los mecanismos para medir resultados tangibles en productividad, coordinación inter-áreas, adopción cultural y beneficios financieros. Con este enfoque, la organización no solo corrige sus debilidades actuales, sino que construye capacidades sostenibles para enfrentar el entorno y capturar nuevas oportunidades estratégicas.

Mariana Rustrian.