Como consultora externa asignada a este caso, me enfrento a un desafío común pero crítico: una organización que, pese a estar operando, lo hace con fricciones internas que comprometen sus resultados. El cliente ha manifestado síntomas evidentes de desarticulación organizacional. A continuación, presento una propuesta argumentada que responde a este reto desde un enfoque práctico y metodológico.

1. Diagnóstico inicial

El primer paso fue identificar los síntomas centrales: duplicidad de funciones, baja productividad, falta de coordinación entre áreas y deficiencia operativa. A simple vista, puede parecer un problema de estructura, pero un análisis más profundo indica una combinación de causas:

• Procesos informales y no documentados.

• Roles sin límites definidos ni objetivos medibles.

• Falta de espacios sistemáticos para la coordinación.

• Uso ineficiente de herramientas de comunicación y seguimiento.

Estos factores generan retrabajo, decisiones tardías y pérdida de tiempo en resolver conflictos operativos. No se trata solo de "quién hace qué", sino de cómo fluye la operación día a día sin un sistema que articule esfuerzos.

2. Marco de análisis

Opté por un enfoque mixto que permita entender tanto la dimensión estructural como la dinámica cotidiana de la organización:

• Modelo de arquitectura organizacional: para revisar estructura formal (organigrama, tramos de control, niveles jerárquicos).

• Análisis de procesos clave: identificar dónde se rompe el flujo de trabajo y cómo se interrumpe la cadena de valor.

• Matriz RACI adaptada: definir claramente responsabilidades reales, no solo en papel, sino en la operación práctica.

• Entrevistas dirigidas y observación participativa: recolectar percepciones desde los distintos niveles jerárquicos, ya que muchas veces las soluciones técnicas fallan por no considerar la realidad de los equipos.

Este marco de análisis me permite entender al sistema organizacional como un cuerpo que necesita alineación entre cabeza (estrategia), órganos (estructura) y músculos (operación).

3. Propuesta metodológica

La intervención se desarrollará en tres fases adaptables al ritmo y capacidad de absorción del cliente:

Fase 1: Diagnóstico profundo y mapeo funcional

• Levantamiento de procesos, entrevistas y revisión documental.

• Identificación de funciones críticas, redundantes y sin asignación clara.

• Evaluación de cargas de trabajo por perfil operativo.

Fase 2: Rediseño operativo y reconfiguración de roles

• Clarificación de funciones mediante matrices RACI ajustadas.

• Ajuste del organigrama para reducir niveles innecesarios y mejorar supervisión.

• Simplificación de procesos y diseño de protocolos de coordinación entre áreas.

• Propuesta de herramientas simples para el seguimiento operativo (por ejemplo, dashboard en Excel o tablero Kanban básico).

Fase 3: Implementación con acompañamiento

• Capacitación inicial a mandos intermedios en la nueva dinámica operativa.

• Implementación progresiva por área para detectar ajustes tempranos.

• Sesiones de retroalimentación mensuales para afinar estructura y procesos.

No se plantea una transformación disruptiva sino una mejora escalonada y viable, que permita ajustes en el camino sin frenar la operación.

4. Evaluación de impacto

Los resultados se evaluarán desde dos dimensiones: eficiencia operativa y coordinación organizacional.

Indicadores propuestos:

• Tiempo promedio por proceso clave antes y después de la intervención.

• Número de tareas duplicadas eliminadas.

• Nivel de satisfacción interna con la claridad de roles (medido mediante encuestas).

• Frecuencia de errores operativos o retrabajos.

• Tasa de cumplimiento de entregables internos entre áreas.

Estrategia de evaluación:

• Línea base antes de intervención.

• Comparaciones trimestrales para observar avances.

• Revisión conjunta con líderes para ajustar las métricas según evolución.

• Informe final con aprendizajes y recomendaciones sostenibles.

Reflexión final

Más allá de rehacer organigramas, el verdadero cambio se logra cuando las personas entienden qué se espera de ellas, cómo sus tareas se conectan con las de otros, y sienten que hay un sistema que apoya, no que estorba. Esta propuesta busca ordenar sin burocratizar, simplificar sin perder control, y sobre todo, dejar capacidades instaladas para que el cliente pueda seguir mejorando después del cierre del proyecto.

Este ejercicio me permitió aplicar herramientas y enfoques aprendidos durante el curso, desde la identificación de problemas complejos hasta la formulación de estrategias viables, integrando diagnóstico, intervención y evaluación como parte de una consultoría estratégica con impacto real.