Diagnóstico inicial
El cliente enfrenta un problema estructural que afecta de forma directa su eficiencia operativa. La duplicidad de funciones, la baja productividad y la falta de coordinación entre áreas muestran que la organización no cuenta con procesos definidos ni roles formalizados. La operación avanza, pero sin una lógica común que conecte responsabilidades, flujos de información y criterios de priorización. El impacto ya es evidente: retrabajo, decisiones lentas y un desgaste operativo constante.

Marco de análisis
Para abordar este caso se aplicará un marco híbrido que permita comprender tanto la dimensión humana como la operativa del problema:

Análisis funcional: identifica funciones y responsabilidades para detectar duplicidades, vacíos operativos y tareas sin un dueño claro.
Mapeo de procesos (SIPOC + flujos detallados): muestra el recorrido real de la información, detecta fricciones entre áreas y permite visualizar dónde se pierde eficiencia.
Análisis organizacional: revisa la estructura, los canales de comunicación, el estilo de liderazgo y el nivel de alineación entre áreas, elementos esenciales para entender por qué los procesos no fluyen.

Propuesta metodológica

Diagnóstico integral: entrevistas, análisis documental y observación directa para obtener una imagen precisa del funcionamiento actual.
Mapeo y rediseño de procesos críticos: estandarización, secuenciación y asignación clara de responsables. Aquí se eliminan duplicidades y se incorporan prácticas de control operativo.
Redefinición de roles y estructura: propuesta de organigrama funcional, descripciones de puesto y matriz RACI para clarificar qué hace cada área y cómo se relaciona con las demás.
Implementación de un sistema de gestión: integración de herramientas digitales para seguimiento (por ejemplo, Notion, Trello o un dashboard inicial), además de KPIs para medir tiempos, cargas de trabajo y eficiencia entre áreas.
Piloto de validación: aplicación del nuevo modelo en un área estratégica, evaluación de resultados y ajustes previos al despliegue total.

Evaluación de impacto
La evaluación combinará métricas cuantitativas y cualitativas. Los principales indicadores serán:

– disminución del retrabajo,
– reducción de tiempos de entrega,
– mayor claridad en roles y responsabilidades,
– alineación entre áreas,
– incremento en la productividad general.

Al finalizar el piloto, se compararán los KPIs iniciales con los resultados obtenidos y se integrará retroalimentación del personal para asegurar una implementación sostenible.