Hace algunos años. en la Secretaría de gobernación (SEGOB), en la Dirección General de Programación y Presupuesto (DGPyP), se presentaba el problema de que había retrasos en la entrega de los documentos soporte de gastos de viáticos de distintas áreas. Cada área tenía asignado presupuestalmente un monto mensual de viáticos y si no se entregaban los documentos soporte de cada comisión, no se podían liberar los del siguiente mes, por lo que se provocaba mucho retrabajo interno y solicitudes de autorización de modificación a las partidas presupuestarias y/o al calendario a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP).

La normatividad marcaba un periodo de 5 días posteriores al regreso de la comisión (viaje de trabajo) y, con mucha frecuencia, se incumplía la entrega de documentación soporte y/o reintegro del saldo no gastado de los viáticos asignados.

La Directora General nos solicitó intervenir para solucionar el problema, ya que, nos explicó, las consecuencias inmediatas y directas de estos retrasos son severas. Principalmente, impiden el proceso de liberación de los fondos presupuestarios correspondientes al mes siguiente, creando un cuello de botella financiero interno. Esta situación provoca lo que se describe como "mucho retrabajo interno", ya que el personal de la DGPyP debe dedicar recursos significativos a gestionar y resolver los pendientes generados por el incumplimiento de otras áreas. Más allá de la carga de trabajo adicional, la problemática escala hacia niveles superiores de la organización. Para solventar la crisis derivada de los fondos bloqueados, la DGPyP se ve obligada a realizar complejas y burocráticas gestiones ante la SHCP. Estas gestiones suelen consistir en solicitudes de autorización de modificación a partidas presupuestarias y/o al calendario establecido, lo que añade capas adicionales de formalidad, tiempo y riesgo administrativo al proceso. Como subdirección de Procesos y Calidad, nos involucramos para encontrar la raíz del problema y plantear una solución.

Utilizamos una metodología con enfoque mixto:  Cuantitativo + Cualitativo.

Dos Ventajas del Enfoque Mixto:

1. Diagnóstico integral que explica el "qué” y el “cuánto" y el "porqué"

El análisis cuantitativo nos ayudó a determinar ¿Cuántas veces sucedía ese retraso? ¿De qué montos estábamos hablando? y ¿En cuáles direcciones se daban esos retrasos?.

Se utilizó el sistema GRP (Goverment Resourse Planning: Planificación de Recursos Gubernamentales) para conocer y procesar esos datos con precisión. Así logramos medir el porcentaje de incumplimiento del plazo de 5 días, identificar qué áreas tienen mayor retraso, calcular el impacto financiero en términos de modificaciones presupuestarias requeridas.

Al inicio se creía que era desconocimiento y descontrol en los gastos (límites presupuestarios y fechas) y se les estuvo enviando diariamente, por cerca de un mes, a cada área un resumen de sus comisiones y fechas para que cumplieran. Se avanzó muy poco.

 En la parte cualitativa se requería conocer por qué estaba sucediendo ese problema; entender por qué los servidores públicos incumplen (¿desconocimiento de la norma?, ¿procesos complejos?, ¿falta de seguimiento de sus superiores?, ¿carga administrativa excesiva tras el viaje?

2. La solución se basó en evidencia rigurosa

Se comenzó a investigar en el área que procesaba los viáticos y en distintas direcciones y personal que viajaba, y lo que comentaban era que los incumplimientos se daban en general por el personal de muy alto rango (Subsecretarios y sus jefes de asesores) y el área de control de viáticos tenían miedo presionarlos.

Ante esta situación. se terminó generando un módulo en el sistema GRP que bloqueaba más viáticos mientras no estuvieran al corriente con todo lo anterior y se les comunicó a todas las direcciones que era un “asunto del sistema”. Para eso se explicó el problema y se le mostró toda la evidencia documental al Oficial Mayor de la Secretaría (Responsable del área administrativa de la SEGOB, con nivel de SubSecretario) y se le solicitó la autorización para ese oficio-comunicado y la respectiva modificación en el sistema GRP.

 Una Desventaja del Enfoque Mixto:

Mayor complejidad en tiempo y recursos

Una desventaja de utilizar el enfoque mixto es que nos llevó cerca de tres meses resolver ese problema, tiempo durante el cual la presión era fuerte.