Ante la necesidad del cliente corporativo para el diseño de una estrategia de reestructura organizacional a causa de fallas en la eficiencia operativa, duplicidad de funciones, baja productividad y desarticulación entre áreas, se desarrolla una propuesta metodológica desde una perspectiva de consultoría organizacional.

Diagnóstico inicial

Para realizar un diagnóstico organizacional inicial que permita comprender los síntomas visibles como las causas raíz del problema, se combinan técnicas cualitativas y cuantitativas:

• Entrevistas estructuradas con directivos, mandos medios y personal clave.

• Aplicación de cuestionarios semiestructurados para identificar percepciones sobre roles, procesos y carga de trabajo.

• Análisis documental (organigramas, descripciones de puesto, manuales de procesos, indicadores de desempeño, reportes operativos, entre otros).

• Observación en campo de los procesos críticos y de la interacción entre áreas.

El objetivo del diagnóstico es identificar brechas entre la estructura documental y la operación real, detectar la duplicidad de funciones, vacíos de responsabilidad y cuellos de botella que impactan la productividad y los resultados de los departamentos.

Marco de análisis

Para el análisis del problema se propone un marco multidimensional que integre:

• Análisis estructural: revisión de la estructura organizacional, jerarquías, responsabilidades y claridad en los roles.

• Análisis de procesos: mapeo de procesos clave para identificar falta de estandarización, huecos y también reprocesos o procesos repetidos en diferentes puestos.

• Análisis de desempeño: evaluación de KPIs relacionados con eficiencia, tiempos de respuesta, productividad y calidad en el servicio.

• Análisis cultural y de comunicación: identificación de patrones de interacción, niveles de alineación estratégica y mecanismos de coordinación entre áreas.

Este marco permite abordar el problema desde una lógica sistémica, evitando soluciones aisladas que no tengan el impacto suficiente para trabajar en las disfunciones organizacionales.

Propuesta metodológica de intervención

Con base en los hallazgos del diagnóstico, estructuran las siguientes fases:

• Rediseño organizacional:

o Ajuste de la estructura para eliminar duplicidad y clarificar responsabilidades.

o Revisión y actualización de descripciones de puesto alineadas a los procesos reales y homologándolos de manera práctica.

• Optimización de procesos:

o Estandarización de procesos clave mediante mapas de proceso y procedimientos claros.

o Definición de responsables por proceso y mecanismos formales de coordinación entre las áreas.

• Alineación estratégica y operativa:

o Seguimiento a objetivos estratégicos con indicadores claros por área.

o Implementación de rutinas de seguimiento para crear una inercia de trabajo.

• Gestión del cambio:

o Comunicación formal del proceso de reestructura.

o Capacitación del personal para asegurar la adopción de la nueva estructura y procesos redefinidos.

Evaluación de impacto

La evaluación del impacto se realizará mediante indicadores antes y después de la intervención, tales como:

• Reducción de tiempos de ciclo y reprocesos.

• Seguimiento puntual a los indicadores de productividad buscando sentido de mejora.

• Disminución de incidencias por falta de coordinación o duplicidad de funciones.

• Percepción del personal sobre claridad de roles.

Después de la intervención, se recomiendan evaluaciones cualitativas periódicas (entrevistas de seguimiento) para validar la efectividad del cambio organizacional y realizar ajustes necesarios.