Acciones clave para una toma de decisiones efectiva
Para establecer un sistema de toma de decisiones efectivo, se propone llevar a cabo las siguientes acciones:
- Fomento de un ecosistema de datos. Esto implica recolectar y centralizar los datos de los procesos críticos de la operación del negocio, especialmente aquellos que se encuentren dispersos en diversas fuentes internas; hay que incluir también aquellos datos relacionados con las evaluaciones de clima laboral.
- Implementación de Business Intelligence (BI) básica. Designar un Coordinador Jr Interno de BI, que procure el ecosistema adecuado para que los responsables de las diferentes áreas recopilen y centralicen la información crítica de sus procesos. su labor debe estar fundada en principios de gestión del cambio y liderazgo transformacional
Con la finalidad de hacer una implementación gradual, de manera particular se propone el uso de Power BI, como una herramienta inicial, con la perspectiva de migrar a una combinación de herramientas de análisis de datos con un ERP robusto. Power BI ofrece la posibilidad de integrar datos, importándolos desde otras fuentes (tales como hojas de Excel), crear dashboards y analizar información dinámica en tiempo real. De esta manera, la dirección podrá tener la información actualizada y en un sólo lugar, lo que permitirá agilizar su análisis y en consecuencia la toma de decisiones fundamentada.
Sistema de KPIs
A continuación se muestran los indicadores propuestos para dar seguimiento al desempeño por áreas
- Operaciones
- Tiempo medio de respuesta: mide el tiempo que pasa desde que se recibe un pedido hasta que se entrega.
- Cycle time: mide el tiempo que toma completar un proceso, de inicio a fin.
- Marketing
- Tasa de conversión: porcentaje de clientes potenciales que se convierten en compradores.
Con estos indicadores, orientados a la productividad, la dirección puede identificar cuellos de botella a tiempo e investigar sus causas para tomar decisiones.
Además, estos índices son un reflejo directo del desempeño de cada colaborador. Podría esperarse que un grado satisfactorio de estos indicadores implica que el colaborador sigue alineado y comprometido con los objetivos de la empresa
Estrategia de gestión del tiempo y productividad
Hay que recurrir a los KPIs indicados anteriormente, siempre y cuando se alineen a los objetivos de la empresa, comunicando el sentido que hace con la invaluable colaboración de los equipos, mediante la siguiente :
- Definir tiempos de entrega con claridad y anticipación.
- Hacer matching entre los cronogramas de las entregas y la disponibilidad por colaborador, para la designación de responsables distribuyendo objetivamente la carga de trabajo.
- Acordar reuniones de 15 min, en horarios distintos, para revisar puntualmente indicadores y reportes integrales de avances, celebrando los logros y alentando la mejora continua cuando sea necesario.
