¿Alguna vez te ha pasado que después de llevar a cabo tu plan terminas en un lugar totalmente diferente al que querías? Eso me pasó a mi hace unos meses. Trabajando para Rancho DERAFU, una empresa familiar que produce huevos de gallina libre, quedé encargado de llevar la empresa a números verdes. Con mucha confianza, me puse un objetivo sencillo: Salir a prospectar hasta vender por completo el inventario.
Pasando un par de meses, crecí la lista de clientes con prospección directa en frío y campañas de marketing, hasta que la meta quedó cubierta. El almacén estaba vacío. Lo había logrado. Sin embargo, no fue ninguna buena noticia. Verificando el registro de ingresos y egresos noté que no estábamos cerca de el objetivo más importante que era: llevar a la empresa a números verdes. ¿Cómo era eso posible si había vendido todo?
Con este descubrimiento, me di cuenta de que en la empresa no teníamos noción del verdadero problema. Invertí un par de semanas para generar un Dashboard con la meta de medir los siguientes KPIs:
- Ganancias Mensuales: Ingresos - Egresos durante el mes corriente, para verificar de manera constante si se superaba el punto de equilibrio.
- Porcentaje de postura: Un seguimiento diario de la postura de las gallinas, registrando la producción total y la merma para dar seguimiento a la edad de las gallinas, y la eficiencia de la producción.
- Adquisición mensual de clientes: Una gráfica para verificar el ritmo promedio mensual de adquisición de clientes.
- Porcentaje de Clientes Constante: Una gráfica para comparar cada mes cuántos clientes repetían su compra en comparación a la lista total.
Las revelaciones fueron sorprendentes. Además de tener una noción más profunda de nuestro proceso de ventas y cómo había mejorado con los meses, me di cuenta de que el problema de los ingresos de la empresa era que no tenía una producción que pudiera cubrir sus gastos. También me di cuenta que en comparación a las proyecciones promedio de postura estábamos por debajo de lo esperado.
Estos datos no solo me ayudaron a darme cuenta de dónde se encontraba el problema, sino que me dieron la oportunidad de generar un nuevo plan de acción que acataba las necesidades reales del negocio y me permitían verificar el progreso semana a semana. Se implementaron cambios inmediatos en el manejo de las gallinas y en los procesos de levantamiento del producto y se generó una propuesta para aumentar la cantidad de gallinas con la finalidad de generar una oportunidad real de no solo alcanzar el punto de equilibrio, sino superarlo en los próximos meses.
En esta historia, yo experimenté en carne propia cuales son los peligros de no evaluar ni ajustar las estrategias de crecimiento en tiempo real. Sin métricas, tomé la ruta más obvia y terminé invirtiendo meses en resolver un problema incidental en vez de enfocar los recursos de la empresa en resolver la raíz de su falta de solvencia. Esto es lo que le puede pasar a cualquier empresa que no mide los aspectos importantes de su negocio, más allá de solo ingresos y egresos. Tener KPIs implementados facilita la toma de decisiones porque enfoca la atenciones y los recursos donde realmente se necesitan, con pruebas que señalan la situación real que se enfrenta. El cambio en estas métricas indica de manera constante si las estrategias implementadas están funcionando en la dirección deseada y permite pivotar la estrategia en caso de que no lo hagan. Esto aplica tanto a negocios digitales, como Rancho DERAFU que no tiene un punto de venta y lleva a cabo su promoción y ventas de manera digital, como negocios tradicionales. La conciencia es el primer paso hacia el cambio, y los sistemas de monitoreo son el instrumento con el que la conciencia se materializa en cualquier iniciativa.
¿Ustedes qué hubieran hecho diferente?
