Mis estimados compañeros, leyendo el caso, me imagino estando con el director general de la empresa compartiéndome que quiere hacer una restructuración organizacional, de manera inicial me causa mucha extrañeza que desee reestructurar la empresa, es decir hacer un cambio total.
Me pregunto si la empresa inició como algo muy pequeño y con el tiempo creció en ingresos sólo que permaneció en la misma estructura y ahora la estructura inicial quedó corta, o es la gente la que necesita cambiar o es incluso el entorno del negocio, me llena de emoción el poder abordar una situación de semejante magnitud, al mismo tiempo comprendo que no será sencillo porque la propuesta de un cambio radical necesita estar muy bien fundamentado y entonces iniciamos con los pasos uno a uno para poder finalmente dar una propuesta de solución.
- Diagnóstico inicial:
La entrevista inicial con el cliente que o es el dueño o el director general (esto lo deducimos dada la magnitud de la petición: reestructuración organizacional), comparte que se tienen fallas en la eficiencia operativa, duplicidad de funciones, baja productividad y desarticulación entre áreas.
Para tener un diagnóstico más profundo de la situación se propone generar un diagnóstico organizacional con entrevistas directas a:
A) Indagar con el cliente directo las situaciones por las cuales se mencionan los problemas previamente mencionados, cuales son los hechos que la evidencian, así como pregunta al cliente que es lo que directamente desea que pase en su empresa.
B) Las líderes de los diferentes departamentos para recabar la información respecto a las problemáticas que el cliente detecta, saber su punto de vista así como recabar más información desde la perspectiva de cada no de ellos.
- Marco de análisis
Antes de proponer una solución es importante saber que metodología de análisis se utilizará para llegar a una propuesta que sea confiable y sobre todo alineada a lo que el cliente desea lograr como objetivo del presente proceso de consultoría.
Para esto se propone:
A) Con los líderes juntos trabajar con la metodología de “Análisis de Causa Raíz” para con ello tener claridad desde la experiencia y hechos de los diversos líderes de las diferentes áreas y con ello poder obtener una perspectiva profunda de la raíz que genera la necesidad de una reestructuración organizacional.
B) Se utilizará para ello dos herramientas muy poderosas: Los 5 porqués y la metodología de Ishikawa mejor conocida como “Espina de Pescado”, aplicando ambas herramientas tendremos la suficiente información sobre que es lo que ocasiona los detalles de fallos la eficiencia operativa, duplicidad de funciones, baja productividad y desarticulación entre áreas.
- Propuesta metodológica
Una vez obtenida la información de la o las causa raíz de los problemas que aquejan a la empresa, estamos en condiciones para proponer una serie de medidas basadas en las causas raíz para poder resolver la situación problema para lo cual los pasos serán:
A) Generar un listado de soluciones posibles, incluyendo una evaluación ráipda de impacto(esfuerzo.
B) Generar las medidas a implementar en base a las medidas propuestas y justificar cada medida.
C) Con las medidas generadas determinar las acciones concretas, así como los responsables, los recursos necesarios para su ejecución, determinar fechas de ejecución, así como definir los criterios de éxito de cada una de las acciones para con ello tener la certeza que se realizó correctamente cada acción.
- Evaluación de impacto
Para saber de una manera clara y específica que cada acción está generando el resultado deseado alineado al objetivo generado inicialmente se determinarán los KPI´s para medir el impacto de las acciones realizadas. Para ello no sólo se generarán los KPI´s sino también se determinarán los periodos de evaluación así como su frecuencia, porque es importante establecer cuales serán los resultados esperados, los cuale sdebens er cuantificables.
Conclusión:
Una vez desarrollado el proyecto es importante tener una parte de cierre donde se puedan documentar los resultados obtenidos gracias a los cambios generados, las lecciones aprendidas así como cuales podrían ser los siguientes pasos para con ellos generar una metodología de mejora continua
Algo que será de gran ayuda será generar reportes con tablas de datos, fotos de las áreas del antes y el después, de los resultados de las métricas la propia evaluación de empleados y directivos.
