BRIEF INICIAL.

SAYG CONSTRUCCIONES es una empresa local dedicada al ramo de la construcción y la edificación industrial y particular. Hace un mes solicitó el servicio de consultoría por el siguiente motivo: Fallas en la eficiencia operativa, duplicidad de funciones, baja productividad y desarticulación entre áreas. La empresa solicita una reestructuración organizacional.

ABORDAJE DEL PROBLEMA.

Se propone un abordaje integral enfocado a la situación de la empresa que combine elementos cualitativos y cuantitativos para determinar las áreas de oportunidad que requieren atención urgente.

Elementos:

1.     Análisis FODA: Permite tener una perspectiva general de la manera en la que el cliente percibe su negocio.

2.     Análisis Benchmarking: Proporciona una referencia del mercado y permite hacer un contraste de las mejores prácticas en la industria.

3.     Entrevistas semi estructuradas: Permitirá recopilar información clave de la empresa en todos los niveles para conocer su cultura y su estructura.

4.     Descripción de línea de tiempo: Permite conocer los cambios y situaciones que han afectado a la empresa a lo largo de su historia.

Instrumentos de recolección de información:

•       Guía de entrevista semiestructurada

•       Cuestionario confidencial para jefes y colaboradores.

•       Visitas de campo para observar procesos reales

•       Programa de búsqueda documental (filosorganigrama, perfiles, indicadores, reportes).

•       Análisis de información interna y externa.

1. Diagnóstico Inicial

Propósito: Identificar la situación y problema planteado.

Como resultado del análisis realizado, se encontraron 4 problemas visibles:

1.     Fallas en la eficiencia operativa: La empresa está trabajando de forma continua, sin embargo, mes con mes se reportan pérdida en los niveles de rentabilidad y últimamente han existido quejas de clientes por detalles en la calidad que antes no se presentaban.

2.     Duplicidad de funciones y roles difusos: Hay actividades y responsabilidades que “no tienen dueño” y otras que se repiten, lo cual genera confusión y pérdida de recursos y oportunidades.

3.     Baja productividad por área: Al no existir una cadena de mando clara, la productividad de las diferentes áreas baja sistemáticamente.

4.     Desarticulación y falta de coordinación interdepartamental. No existen metas compartidas ni canales de comunicación que pongan a toda la organización en “una misma frecuencia”. La falta de liderazgo provoca que cada uno haga lo que cree correcto o pertinente.

Primeros hallazgos:

•       Tiempos de entrega inconsistentes.

•       Fallas en la calidad de las entregas

•       Áreas y personal que ejecutan funciones similares sin integración

•       Falta de estructura en los procesos internos

•       Procesos y responsabilidades sin dueños formales

•       Falta de indicadores de desempeño

•       Duplicidad y contradicción de órdenes por falta de claridad en las líneas de mando

•       Pérdidas mensuales en la rentabilidad de 8% al 21% mensualmente.

2. Marco de Análisis

Se propone intervenir en la empresa desde un marco que integre diversas herramientas metodológicas y estratégicas, esto incluye:

1.     Estructura organizacional: Define claramente lo niveles y áreas de la empresa, es fundamental para saber que existe una relación funcional entre responsabilidades y responsable, o áreas y encargados. Además, proporciona un primer acercamiento a las líneas de comunicación, liderazgo y toma de decisiones.

2.     Procesos clave: Permite tener claridad de la manera en que se entregan los productos y servicios a los consumidores, así como la gestión de procesos administrativos, estratégicos y de soporte que permiten que la empresa funcione adecuadamente.

3.     Personas y capacidades: Aquí revisamos los perfiles de puesto y nos aseguramos de que cada puesto este ocupado por la persona idónea. También nos permite identificar necesidades de capacitación y desarrollo

4.     Sistemas de gestión: Esta parte nos da información real de lo que está sucediendo en la empresa. Nos permite medir y monitorear procesos y resultados para hacer ajustes necesarios

5.     Cultura y coordinación: Nos habla de la filosofía de la empresa, su propósito, su razón de existir en el mercado y la forma en la que se relaciona con clientes, proveedores y por supuesto con el personal que la conforma. Marca lineamientos de conducta, gobernanza, y toma de decisiones para asegurar y desempeño óptimo.

3. Propuesta Metodológica de Reestructuración

Fase 1. Diagnóstico profundo (3–4 semanas)

Objetivo: Recopilar y presentar evidencia de la situación actual.

Actividades:

•       Entrevistas a directores, gerentes y mandos medios (mín. 25).

•       Cuestionarios para colaboradores.

•       Observación de procesos en campo.

•       Revisión documental: Organigramas, filosofía institucional, estados financieros, perfiles de puesto y descripción de actividades.

Entregables:

•       Reporte de diagnóstico.

•       Primeras recomendaciones.

Fase 2. Diseño de estructura organizacional (3 semanas)

Objetivo: Clarificar roles, líneas de mando, actividades y responsabilidades.

Actividades:

•       Definir filosofía institucional

•       Reorganización de áreas, niveles jerárquicos y roles.

•       Formato de metas por área y sistemas de medición

•       Propuesta de nuevos procesos integradores.

Entregables:

•       Nuevo organigrama.

•       Nuevo documento de filosofía institucional

•       Documento con perfiles de puesto y descripción de actividades.

•       Formato de objetivos por área con sistemas de medición

Fase 3. Implementación (3–6 semanas)

Objetivo: Comunicar, validar y ajustar plan de transformación

Actividades:

•       Comunicación interna del cambio.

•       Capacitación en roles y nuevas responsabilidades.

•       Ajustes operativos y reasignación de tareas.

•       Monitoreo con indicadores clave.

Entregables:

•       Plan de comunicación interna

•       Documento integrado de objetivos globales y por área con sistemas de medición

•       DNC Y Plan de capacitación interna.

•       Recomendaciones finales.

Fase 4. Instalación plena y seguimiento (8–12 semanas)

Objetivo: Consolidar el cambio y medir impacto real.

Actividades:

•       Inicio de plan TCS y Kick off

•       Implementación total en todas las áreas.

•       Coaching de implementación para líderes.

•       Inicio de plan de capacitación.

•       Juntas quincenales para medición de objetivos y presentación de resultados

Entregables:

•       Reporte final de implantación.

•       Indicadores de productividad.

•       Registro de acuerdos y cierre del proyecto.

4. Evaluación de Impacto

Objetivo: Evaluar beneficios obtenidos, institucionalizar mecanismos de control y gobernanza.

Indicadores clave:

•       Productividad por área

•       Eficiencia operativa

•       EBITDA bimestral y semestral

•       Encuesta de Clima laboral y encuesta de satisfacción interna.

•       Evaluación de roles y responsabilidad.

Beneficios esperados

•       Reducción del 20 - 30% en quejas y retrabajos.

•       Disminución de 10 - 18% en costos operativos por optimización.

•       Aumento del 15 - 25% en productividad.

•       Eliminación de duplicidades en 3 - 5 áreas críticas.

•       Aumento sistemático ≥ al 5% en rentabilidad bruta.