La situación presentada refleja desafíos característicos de las organizaciones digitales que operan bajo esquemas remotos y que se encuentran en crecimiento dentro del modelo PYME. Entre los principales retos destacan la falta de integración de datos, la ausencia de indicadores actualizados y la dificultad para sincronizar información clave entre áreas. Estos factores limitan la capacidad directiva para responder con rapidez y tomar decisiones basadas en evidencia. En concordancia con los contenidos de la Unidad 5, se plantean acciones estratégicas orientadas a fortalecer la gestión digital, el análisis de datos y la productividad del equipo remoto.

A).- Acciones para mejorar la toma de decisiones

1. Integración de un sistema administrativo centralizado mediante Sicar

La adopción de Sicar como plataforma administrativa permite consolidar en tiempo real la información referente a ventas, inventarios, compras, reportes y movimientos de caja. Esta centralización contribuye a reducir la dispersión de datos y a garantizar que la gerencia disponga de información confiable y oportuna. Para una empresa en etapa de crecimiento, Sicar ofrece ventajas como su modelo de pago único, facilidad de uso y soporte técnico accesible, factores que facilitan su implementación y escalabilidad.

2. Complementar Sicar con una plataforma de Business Intelligence (Power BI)

Aunque Sicar provee datos operativos valiosos, su potencial analítico se maximiza al integrarse con Power BI. Esta herramienta permite transformar los datos en visualizaciones dinámicas, dashboards interactivos y modelos predictivos. La sinergia entre ambas plataformas crea un ecosistema integral que facilita la toma de decisiones basada en evidencia y el análisis comparativo entre áreas, periodos y objetivos estratégicos. Asimismo, la capacidad de Power BI para conectarse con múltiples fuentes permite ampliar el alcance de los indicadores y adoptar una visión más completa del negocio.

B).- KPIs recomendados

Para fortalecer el monitoreo del desempeño, se proponen los siguientes KPI, varios de los cuales pueden generarse directamente desde Sicar:

Tasa de conversión: Evalúa la efectividad del marketing digital y la eficiencia del embudo comercial, fundamental para empresas que captan clientes en entornos digitales.

Ticket promedio: Indicador derivado de Sicar que permite conocer el valor promedio por transacción, útil para analizar comportamientos de consumo y evaluar promociones.

Rotación de inventario: KPI clave para evitar sobreinventarios, reducir costos y asegurar disponibilidad, especialmente en operaciones que dependen de la reposición eficiente.

Margen de utilidad: Permite identificar la rentabilidad real por producto o categoría, facilitando decisiones sobre precios, promociones y mezcla de inventario.

Net Promoter Score (NPS): Aunque no proviene directamente de Sicar, resulta indispensable para evaluar la satisfacción del cliente y su probabilidad de recomendación.

Inventario valuado: Proporcionado por Sicar, permite conocer el valor total del inventario en tiempo real, lo que apoya la planeación financiera y la toma de decisiones sobre compras.

En conjunto, estos KPIs ofrecen una visión integral del rendimiento comercial, operativo y financiero, permitiendo anticipar problemas, detectar oportunidades y orientar acciones estratégicas.

C).- Estrategia de gestión del tiempo para el equipo remoto (integrada con Sicar, Power BI y Google Meet)

Para mejorar la productividad del equipo remoto sin comprometer el bienestar laboral, se propone una estrategia basada en la organización inteligente del tiempo, la comunicación asincrónica y el uso de herramientas colaborativas. En primer lugar, se recomienda aplicar la técnica de time blocking, que distribuye la jornada en bloques de concentración, coordinación y descanso. Este enfoque reduce interrupciones, facilita la priorización de tareas y permite que el equipo mantenga un equilibrio saludable entre productividad y bienestar.

La comunicación interna debe estructurarse principalmente de forma asincrónica, utilizando herramientas como Microsoft Teams para la administración de tareas, acuerdos y documentos. Esto disminuye la necesidad de reuniones frecuentes y favorece que cada colaborador gestione su tiempo conforme a su ritmo y responsabilidades.

Sin embargo, cuando la naturaleza del trabajo requiera coordinación en tiempo real, se recomienda el uso de Google Meetcomo herramienta principal para reuniones sincrónicas. Google Meet ofrece ventajas como estabilidad, accesibilidad desde cualquier dispositivo, integración con Google Calendar para la programación automatizada y funciones eficientes para equipos remotos como subtítulos en vivo, grabación (según suscripción) y enlaces de acceso instantáneo. Su uso debe destinarse únicamente a reuniones esenciales, evitando la saturación del calendario y manteniendo el enfoque en actividades clave.

Finalmente, la integración entre Sicar y Power BI fortalece esta estrategia al automatizar la generación de indicadores y dashboards de desempeño en tiempo real. Esto permite que los colaboradores consulten su avance sin necesidad de reuniones adicionales o reportes manuales, promoviendo la autogestión, la transparencia y la reducción de tiempos administrativos. Los líderes pueden identificar retrasos, cargas excesivas o cuellos de botella y ajustar prioridades de manera ágil y fundamentada.

En conjunto, esta estrategia integral —time blocking, comunicación asincrónica, reuniones estratégicas con Google Meet y analítica operativa automatizada con Sicar + Power BI— promueve un entorno de trabajo eficiente, equilibrado y orientado a resultados.

Asimismo, esta visibilidad continua ayuda a distribuir adecuadamente la carga de trabajo, establecer prioridades semanales y evaluar el desempeño sin recurrir a mecanismos de supervisión excesiva. Esta combinación tecnológica y metodológica fortalece la productividad del equipo, promueve un entorno laboral equilibrado y orienta los esfuerzos hacia los resultados esperados.