Durante los últimos tres meses, la empresa ha notado una baja en la productividad general y ha recibido comentarios mixtos en la evaluación del clima laboral, debido a que ya que no todos los indicadores clave de desempeño (KPIs) están actualizados ni integrados en un sistema centralizado, se presentan dificultades para tomar decisiones rápidas y bien fundamentadas. Por tanto he trabajado en dos acciones concretas que al implementarse en un corto tiempo pueden para mejorar las problemáticas presentadas. Cabe destacar que estas acciones no representan un gasto adicional ni no presupuestado dentro del presente ejercicio fiscal, ya que las herramientas informáticas propuestas cuentan con versiones gratuitas plenamente funcionales para su implementación inicial.
Acción 1: Implementar un sistema centralizado de KPIs con Power BI para la toma de decisiones basada en datos
Descripción:
La empresa implementará un tablero inteligente de monitoreo en Power BI donde se integren los KPIs prioritarios por área, actualizados semanalmente. Esto permitirá a la dirección acceder a métricas en tiempo real y tomar decisiones ágiles, basadas en evidencia y no en percepciones subjetivas.
KPIs propuestos:
- Duración del ciclo (Cycle Time): mide cuánto tiempo tarda una tarea desde asignación hasta entrega.
- Rendimiento operativo: porcentaje de cumplimiento de metas semanales o sprint.
- Satisfacción de los empleados: evaluaciones periódicas internas rápidas tipo pulso (“pulse surveys”).
- Comentarios del equipo: recopilación y visualización de feedback cualitativo interno.
Justificación del uso de Power BI:
Power BI permite:
- integrar información proveniente de diferentes fuentes (formularios, Trello, encuestas internas, CRM, Google Workspace),
- generar dashboards visuales e interactivos,
- automatizar reportes y tendencias,
- detectar ineficiencias o áreas de oportunidad de manera anticipada,
- compartir visualizaciones dinámicas con toda la dirección sin necesidad de exportar archivos manualmente.
Beneficio esperado:
La dirección podrá fundamentar sus decisiones estratégicas en datos actualizados y unificados, lo que acelerará el proceso de análisis y reducirá la incertidumbre y el retraso en la toma de decisiones.
Acción 2: Implementar Trello como plataforma de seguimiento operativo y dinámicas de trabajo colaborativo
Descripción:
Se utilizará Trello como herramienta de gestión de tareas y organización del flujo de trabajo para garantizar claridad en responsabilidades, prioridades y progresos del equipo remoto.
Cada área contará con tableros de seguimiento donde se visualizarán las etapas:
- Pendiente
- En proceso
- En revisión
- Finalizado
Además, Trello permitirá asociar etiquetas, checklist, miembros responsables y fechas límite.
Justificación del uso de Trello:
Esta herramienta:
- facilita la estructura del trabajo en equipos distribuidos,
- reduce la necesidad de reuniones innecesarias y mensajes repetitivos en chat,
- fomenta la autonomía y claridad de tareas,
- hace visible la carga de trabajo real de cada persona, evitando micromanagement,
- permite que los KPIs de Cycle Time y productividad se alimenten directamente con datos reales de ejecución.
Beneficio esperado:
Se incrementa la productividad organizacional y el bienestar del equipo al tener claridad sobre prioridades y carga laboral, manteniendo un ambiente laboral sano, evitando la vigilancia excesiva o intrusiva y fomentando el trabajo autónomo.
Contribución de ambas acciones a los objetivos solicitados
- Mejor toma de decisiones:
Power BI proporciona datos integrados, precisos y actualizados en tiempo real.
- Sistema de KPIs por áreas:
Los KPIs se medirán semanalmente y se visualizarán en Power BI, mientras que Trello servirá como fuente directa de datos operativos.
- Mejora del bienestar y productividad del equipo remoto:
Trello clarifica roles y prioridades sin aumentar presión, y la medición de satisfacción en Power BI permitirá monitorear el clima laboral de forma empática y preventiva.
