• Diagnóstico inicial

El caso de estudio plantea la necesidad de una restructuración, ya que el cliente expresa que existen cuatro problemas fundamentales:

Fallas en eficiencia operativa:  La falla en la eficiencia operativa indica que existe una ausencia de estandarización de procesos, lo que se ve expresado en problemas de respuesta en la operación. Se entiende que el diseño organizacional actual no obedece a las necesidades requeridas por el volumen de operaciones

Duplicidad de funciones: La empresa no cuenta con responsabilidad y roles claros que definan las funciones de cada colaborador y establezca el alcance de cada uno para evitar la duplicidad de funciones, esto se expresa en una falta de claridad en la toma de decisiones y las responsabilidades de cada persona.

Baja productividad: El cliente expresa que existe una baja en la productividad esperada, lo que significa que no existen criterios estandarizados para cada área, lo cual permita establecer metas estratégicas para mejorar los indicadores de cada área.                                                                                                           

Desarticulación entre áreas: La desarticulación de las áreas expresa que no existen medios adecuados de comunicación entre departamentos que permitan la coordinación entre ellos para establecer objetivos comunes.

• Marco de análisis 

A continuación, se presenta el marco de análisis con base en el Modelo de las 7S de McKinsey:

o   Estrategia: Se revisara si la estrategia actual esta alineada con los objetivos, se identificaran los detonantes de la baja productividad y duplicidad de funciones, para así lograr establecer objetivos claros y una estructura organizacional acorde.

o   Estructura: Analizaremos el organigrama y cada una de las funciones dentro de la organización, para identificar cual jerarquías no son necesarias y lograr una restructura que permita operaciones más estructuras y agiles.

o   Sistemas: Se revisarán cada uno de los procesos, para identificar las áreas que generan un cuello de botella y con base en esto, implementar indicadores de desempeño y sistemas de coordinación interáreas.

o   Estilo: Analizaremos como los lideres gestionan y comunican.

o   Personal: Revisión de perfiles y competencias, para redefinir puestos y organizar al personal conforme las necesidades estratégicas de la empresa.

o   Habilidades: Se identificarán las capacidades claves de la organización, logrando definir cuáles son las brechas existentes entre habilidades, gestión y trabajo colaborativo.

o   Valores Compartidos: Se identificarán los principales elementos de la cultura organizacional de la empresa.

• Propuesta metodológica

• Evaluación de impacto 

La metodología incluye un proceso desde el diagnostico hasta la evaluación final.

Diagnóstico profundo

Incluye una revisión documental, realización de entrevistas y encuestas y observación directa. Utilizando herramientas como Matriz RACI para roles y responsabilidades, Mapa de procesos para identificar duplicidades y cuellos de botella y encuesta de clima organizacional

Entregable: Informe diagnóstico.

Diseño de la estrategia de reestructuración

Procesos operativos. Se analizarán los procesos de trabajo de cada una de las actividades de la empresa, tiempos de ejecución y productos. Dentro de este análisis de proceso se utilizará la cadena de valor de Porter para identificar las actividades que generan valor.

Estructura Organizacional. Se analizarán las jerarquías y el organigrama de la empresa, para identificar los roles y responsabilidades de cada integrante. Utilizaremos RACI Matrix para establecer puntualmente los roles y las responsabilidades.

Se actualizarán las descripciones de puestos, incorporando mecanismos de comunicaciones y colaboración. Incorporando programas de liderazgo y cultura organizacional.

Entregable: Documento de estrategia de reestructuración, incluyendo cronograma y definición de responsabilidades.

Implementación

Incluye un plan piloto de implementación en áreas críticas, programas de capacitación en procesos y herramientas, campañas de cultura organizacional y un programa de gestión del cambio para lideres y equipos.

Entregable: Reporte de avance.

Seguimiento y evaluación

El seguimiento se realizará con KPIs de productividad y reducción de actividades duplicadas, así como el cumplimiento de metas.

Se realizarán encuestas de clima laboral y percepción de la colaboración organizacional.

Se incluirán sesiones de retroalimentación entre áreas y lideres de la organización

Entregable: informe de resultados.

Evaluación de Impacto

Se utilizaran KPIs, para evaluar el impacto de la implementación.

1.      Eficiencia Operativa

Porcentaje de procesos estandarizados: procesos documentados y con procedimientos definidos.

Tiempo de ciclo de procesos clave: promedio de horas/días para completar un proceso.

2.      Duplicidad de Funciones

Porcentaje de tareas duplicadas: tareas realizadas por más de un área sin justificación.

Índice de claridad de responsabilidades (RACI): % de puestos con roles claramente definidos.

3.      Baja Productividad

Cumplimiento de objetivos individuales y de área: % de metas alcanzadas vs. plan anual.

Índice de ausentismo y rotación: impacto en la productividad del equipo.

4.      Desarticulación entre Áreas

Tiempo promedio de respuesta interáreas: velocidad de coordinación entre departamentos.

Índice de colaboración interna: medido por encuestas de clima organizacional.

Reflexión personal. Es claro que la organización de la empresa no cuenta con procesos claros y definidos, asimismo, el organigrama duplica funciones o no establece con claridad responsabilidades. Esto impacta la eficiencia operativa de la empresa y afecta la productividad laboral.