Objetivo:
Mejorar eficiencia, eliminar duplicidades, incrementar productividad y lograr una buena coordinación entra las áreas.
Diagnóstico inicial:
- Revisar documentos clave: organigramas, procesos, roles, KPIs.
- Hablar con gente clave: alta dirección, gerentes y operarios.
- Identificar problemas claros: qué procesos son lentos, dónde se duplica trabajo, dónde falta coordinación.
- Entregar un diagnóstico corto: causas raíz y áreas prioritarias.
Marco de análisis:
El enfoque deberá estar en la estructura, procesos y personas.
Puntos a evaluar:
- Duplicidad de funciones
- Interfaces entre áreas y tiempos de respuesta
- Capacidades críticas y carencias de talento
- Gobernanza: quién decide y con qué criterios
- Tecnología de apoyo (sistemas y herramientas)
Herramientas a utilizar:
- Diagrama de Ishikawa para causas
- Matriz RACI para roles
- Mapa de procesos
Propuesta metodológica:
Fase 1. Preparación
- Definir alcance, responsables y comunicación.
Fase 2. Diagnóstico
- Recopilar información y mapear procesos clave.
- Identificar duplicidades y problemas de interfaces.
Fase 3. Diseño de la solución
- Crear una estructura organizada por procesos con roles claros.
- Definir SLAs entre áreas y gobernanza.
- Plan de talento y capacitación.
- Indicadores para medir progreso.
Fase 4. Piloto
- Implementar en una unidad o proceso prioritario.
- Ajustar según resultados y feedback
Fase 5. Implementación y sostenibilidad
- Despliegue gradual, con seguimiento de KPIs y mejoras continuas.
Evaluación de impacto
- Indicadores clave simples:
- Tiempos de proceso y productividad
- Costos y eficiencia
- Duplicidad de roles
- Interacción entre áreas (tiempos de respuesta, cumplimiento de SLAs)
- Satisfacción interna
- Seguimiento: dashboards en tiempo real
Entregables para la empresa:
Diagnóstico con causas y prioridades
Diseño de estructura, roles interfaces y KPIs
Plan de implementación (Diagrama de Gantt)
Plan de gestión del cambio (capacitación orientada al cambio)
Indicadores y seguimiento
