En este caso se nos presenta una situación en la que una empresa de logística presenta retrasos en la entrega de pedidos. Mediante un análisis se identificó que la mayor causa en los retrasos ocurre en la fase de clasificación de paquetes en el almacén, esta información aún es general ya que se requiere conocer las principales causas que están desencadenando el problema mismas que pudieran ser:
- Procesos de clasificación mal diseñados.
- Falta de estandarización.
- Personal insuficiente en el área de clasificación.
- Falta de capacitación.
- Alta rotación de empleados.
- Un sistema de clasificación manual.
- Software lento o desactualizado.
- Paquetes mal etiquetados.
- Información incompleta en los pedidos.
- Espacio reducido.
La Causa Raíz se centra en el área de almacén. Se recomienda enfoque en mejorar procesos, capacitación, y tecnología en el área de clasificación.
Se proponen las siguientes propuestas de mejora:
1) Métodos:
✔️ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS.
Definir un procedimiento estándar de clasificación (POE). Un POE es un documento que estandariza las actividades de un proceso, describiendo de forma clara y ordenada los pasos a seguir, responsables y controles, con el objetivo de asegurar eficiencia y reducir errores.
Secuencia propuesta:
- Recepción del paquete.
- Revisión y validación de etiqueta.
- Escaneo en el sistema.
- Asignación automática de ruta y prioridad.
- Clasificación física por zona.
- Verificación final de clasificación.
- Liberación a despacho.
2) Mano de Obra:
✔️ CAPACITACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.
No se tiene mayor información respecto al número de personas responsables de las actividades dentro del almacén, así que se considera que en una empresa con un almacén de tamaño pequeño a mediano la propuesta sería de 5 a 7 personas por turno.
- 1 supervisor de almacén. Ejerce actividades de coordinación, resolución y verificación.
- 3 a 5 operadores de clasificación. Reciben, escanean y clasifican paquetes por área o zona.
- 1 auxiliar de apoyo. Realiza actividades de revisión, corrección y apoyo en diferentes áreas.
La capacitación debe ser inicial y continua sobre todo en casos de nuevo ingreso y en temporadas de alta demanda.
La capacitación incluye: Entrenamiento en procesos operativos estándar, uso de tecnología de clasificación, metodologías de mejora continua, control de calidad y seguridad operativa, con el fin de reducir errores y tiempos de clasificación.
3) Maquinaria/Tecnología:
✔️ SOFTWARE DE GESTIÓN DE ALMACENES (WMS).
Hay varias opciones de (WMS) como se desconoce el alcance del negocio del ejemplo solo mencionaré algunas opciones que son más accesibles y recomendadas para PyMES:
- MRPeasy WMS
- Orderry
- Odoo (módulo de almacén.
Un buen software de gestión de almacenes debe ofrecer las siguientes funciones clave:
1️⃣Registro y seguimiento en tiempo real de inventario.
2️⃣Escaneo con código de barras.
3️⃣Optimización de rutas de picking y clasificación.
4️⃣Integración con otros sistemas (ERP/TMS).
5️⃣Informes y analítica de KPIs como tiempos de clasificación, errores y productividad.
4) Materiales:
✔️INFORMACIÓN CLAVE QUE DEBE LLEVAR EL PAQUETE.
- Identificación del destino: Ciudad, estado y C.P., zona o ruta logística.
- Código de barras o QR.
- Prioridad del envío: Urgente/Express, estándar, programado.
- Número de pedido o guía.
- Tipo de envío: Local, foráneo, internacional.
- Datos básicos del remitente y destinatario: nombre, teléfono de contacto.
- Indicaciones especiales: Frágil, este lado arriba, no apilar, requiere manejo especial.
- Fecha y hora de recepción: Impresa o visible.
5). Medio Ambiente:
✔️ Para obtener mejores resultados, el almacén debe contar con dimensiones adecuadas al volumen de operación, áreas claramente delimitadas, layout en flujo lineal, señalización visual, pasillos amplios y condiciones físicas adecuadas de iluminación, ventilación y seguridad.
La distribución del almacén debe facilitar el flujo continuo, minimizar recorridos innecesarios y apoyar la correcta clasificación de paquetes.
A continuación presento el diagrama Ishikawa que resume todo lo anterior:
