I. Implementar herramientas digitales para mejorar la toma de decisiones basada en datos.

• Propón dos acciones concretas que la empresa podría implementar para mejorar su sistema de toma de decisiones y menciona una herramienta tecnológica que sería útil en este proceso y justifica tu elección.

Acción 1

Esta primera acción, se subdivide en dos tareas, la primera, diagnosticar cual es el estatus de la organización con respecto al orden, seguimiento y nivel de digitalización de la gestión de sus procesos internos, pues, aunque no existe un porcentaje exacto y específico disponible públicamente sobre el número de startups mexicanas que tienen implementado un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), los estudios disponibles ofrecen un panorama general de la situación tecnológica en México donde más del 50% de los emprendimientos en México no utiliza la tecnología para sus procesos internos de gestión, pese al alto impacto que tiene para la empresa el uso o no de un sistema ERP, lo cual veremos más adelante.

Aunque parezca irónico, aproximadamente la mitad de las empresas mexicanas (incluyendo PyMEs) siguen sin implementar un software de gestión empresarial (ERP), por lo que realizan muchos procesos de forma manual y no sistematizada. Por esto, existe más de un 50% de probabilidades que la startup del ejemplo cumpla con esta condicionante. Para esta primera parte de la Acción 1, se puede recomendar el uso de plataformas como SAP, Oracle, Odoo, o NetSuite.

En el caso de que sí cuente con un sistema ERP, verificar como segunda tarea de la Acción 1 si la startup del ejemplo ya utiliza un CRM (Customer Relationship Management).

Aunque tampoco existe un porcentaje exacto y específico u oficial para las startups en México -las estadísticas disponibles generalmente las agrupan junto con las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs), los datos de adopción de CRM en este segmento arrojan que 50% de las empresas pequeñas (menos de 10 empleados) utilizan algún sistema CRM, 67% de las PyMEs en crecimiento ya han invertido en software de CRM y el 65% de las empresas adoptan un CRM dentro de sus primeros 5 años de operación.

Por lo anterior, las probabilidades de que utilicen un ERP son menores a la operación actual con un sistema CRM, pues a diferencia del ERP, está íntimamente ligado al aspecto comercial (ventas, clientes = ingresos). En caso de que no lo tuvieran implementado, se les pueden recomendar algunos como Salesforce, HubSpot o Zoho.

Acción 2

Implementar el uso de una plataforma BI (Business Intelligence) con el fin de poder visualizar datos de forma dinámica y generar dashboards interactivos
 así como identificar rápidamente tendencias y áreas de oportunidad lo que puede tener un gran impacto comercial. 

Esto puede ser muy sexy para nuestro cliente, sin embargo, hay un pequeño detalle: para que un sistema BI funcione correctamente, es fundamental que se nutra con la información de un sistema ERP ya que este centraliza datos operativos que el BI procesa para obtener análisis.

En cuanto a la herramienta tecnológica, Power BI, Tableau y Qlik son tres opciones que se pudieran implementar. La elección dependería de la cantidad y necesidades de interrelación de los datos que utilizan, sistemas con los que ya cuenten, simplicidad en la visualización de la información, entre otros.

Power BI es la mejor opción cuando se trabaja dentro de un ecosistema Microsoft —especialmente cuando gran parte de la información se maneja en Excel—y para usuarios que buscan rentabilidad (costo-eficiencia) e integración perfecta. Tableau sobresale por su visualización de datos avanzada e impactante. Qlik es ideal para gestionar grandes volúmenes de datos y relaciones complejas gracias a su modelo asociativo, grosso modo, funciona como un sistema que establece conexiones automáticas entre los datos.

Finalmente, la opción idónea dependerá de evaluar las necesidades específicas de la organización, considerar la infraestructura existente y por supuesto, el monto presupuestal asignado.

II. Establecer un sistema de KPIs que facilite el monitoreo del desempeño por áreas.

• Sugiere al menos tres KPIs relevantes que podrían aplicarse para monitorear el rendimiento en áreas como operaciones, marketing o experiencia del cliente y explica brevemente por qué son adecuados.

Antes que nada, revisaría y actualizaría los KPIs que ya tienen y los integraría a un sistema centralizado.

Operaciones - Eficiencia en la producción

Medir la eficacia con la que operaciones utiliza sus recursos (tiempo, mano de obra, materiales)

KPI:Tiempo de ciclo (tiempo que lleva completar un proceso de principio a fin).

Es relevante y adecuado pues la gestión de proyectos en un tiempo de ciclo largo, complicado y mal organizado deriva en cuellos de botella. El monitoreo permite detectar dónde optimizar los procesos y reducir costos. Indirectamente impacta en la calidad del clima laboral y en el bienestar y blalance de la vida-trabajo de los trabajadores.

Marketing - Tasa de Conversión (Conversion Rate-CR)

Evaluar la eficacia de las campañas de marketing para lograr que los usuarios realicen una acción deseada (call to action), como completar un formulario, suscribirse a un newsletter, solicitar información por whatsapp o realizar una compra.

KPI: Tasa de Conversión de Leads a Clientes o Porcentaje de clics (CTR).

Es relevante y adecuado porque permite que a equipos de marketing medir el impacto directo de sus esfuerzos en los resultados del negocio (ventas/leads generados), así como optimizar el retorno de la inversión ROI (Return of Investment) de sus campañas.

Experiencia del Cliente (CX) - Net Promoter Score (NPS)

Este KPI mide la lealtad del cliente y su disposición a recomendar la empresa, productos o servicios a otros.

KPI: Net Promoter Score (NPS).

Es relevante y adecuado porque es un indicador predictivo del crecimiento futuro del negocio. Un NPS alto sugiere una base de clientes leales que actúan como promotores, lo que puede generar referencias y un mayor valor de vida del cliente (CLV). Otros KPIs complementarios incluyen la Satisfacción del Cliente (CSAT) o la Tasa de Abandono (Churn Rate).

III. Mejorar la productividad y bienestar del equipo remoto sin recurrir al control excesivo ni aumentar la carga laboral.

• Describe una estrategia de gestión del tiempo para el equipo remoto que ayude a mejorar la productividad, sin comprometer el bienestar del personal.

La estrategia de gestión del tiempo consiste en implementar acciones muy concretas. Para la mejora de la productividad propongo:

1. Implementar KPIs de productividad / operaciones, lo cual al reducir tiempo y desgaste en procesos estériles, impacta en el bienestar y balance vida-trabajo de los empleados/colaboradores.
2. Planificación estructurada de proyectos. Mini sesiones de revisión semanal de objetivos, cronogramas y responsables y sesiones semanales de alineación estratégica
3. Evaluar cargas de trabajo mediante tableros visuales y estimar tiempos de entrega basados en datos históricos de rendimiento.
4. Implementar protocolos de revisión y colaboración digital y utilizar plataformas para asignar tareas, compartir avances y mantener el flujo de trabajo organizado.
5. Automatizar calendarios y asignación de recursos, así como implementar alertas automatizadas para la gestión de proyectos.
6. Gestión por confianza

Evaluación del clima laboral

1. Abrir espacios digitales de retroalimentación.
2. dentificar situaciones problemáticas y proponer soluciones viables.
3. Informar e involucrar a las áreas involucradas en los casos/situaciones que están generando incomodidad laboral.
4. Asignar un responsable para seguimiento.
5. Comunicar los avances y la eventual resolución de la situación.

Para la mejora de la gestión del tiempo y del clima laboral, se requiere una excelente comunicación, para lo cual propongo lo siguiente:

1. Evaluar si se requiere un incremento de comunicación o simplemente que sea más asertiva la que se está teniendo.
2. Determinar protocolos para que los involucrados en los proyectos estén conscientes de cuando es obligatoria la comunicación sincronizada y en qué casos aplica la comunicación asincrónica.
3. Respetar los protocolos de comunicación.
4. Establecer horarios y canales oficiales para la comunicación y respetarlos.
5. Evitar a toda costa canales no oficiales que generen teléfonos descompuestos, rumores y malos entendidos.
6. Informar a todo el equipo involucrado, evitar los “chats en corto”.
7. Reuniones breves (dailies) de 10–15 minutos por proyecto para revisión de avances y espacio para asuntos generales.