Cliente: Empresa: XYZ
Objetivo: Propuesta Metodológica para apoyar la estrategia de reestructura organizacional
Problemática Planteada por cliente
- Fallas en la eficiencia operativa
- Duplicidad de funciones
- Baja productividad
- Desarticulación entre áreas
Desarrolla una respuesta argumentada que incluya los siguientes elementos:
- Diagnóstico inicial: En base a la problematica planteada por el cliente se identifico como diagnóstico inicial:
- Las fallas en la eficiencia operativa es un síntoma de que no se cuenta con OKRs y KPIs debidamente documentados en cuanto a sus metas u objetivos, area/líder responsable asi como el flujo del proceso debidamente documentado en cuanto a responsable y entregarles esperados
- Las funciones, responsabilidades y alcance de los miembros de la organización no están debidamente definidas lo que en la practica nos lleva a que exista duplicidad de funciones.
- Procesos carentes de una definición clara de las areas involucradas, controles y entregables así como los tiempos esperados en cada una de las etapas o transacciones del proceso, resulta en errores, retrabajos, actividades que no agregan valor, bajo aprovechamiento de recurso humano, exceso de burocracia para un flujo ágil de operaciones, y para la toma de desiciones y altos costos operativos. Todo lo anterior genera baja productividad.
- La desarticulación de areas es consecuencia de que los procesos, las responsabilidades y alcances de cada una de las areas no están debidamente definidas documentadas y concebidas considerando la estructura organizacional completa, es decir, no existe una eficiente coordinación, flujo de información y actividades para concretar los objetivos de la organización.
- Marco de análisis:
- La propuesta para el cliente sera utilizar el Modelo STAR el cual es un modelo utilizado para reestructuras organizacionales donde el objetivo es asegurar se evalúa la estrategia, la estructura actual, los procesos, las recompensas o incentivos así como las personas.
- Cadena de valor: Mapeo de procesos para identificar actividades que agregan valor y distinguirlas de aquellas que generan desperdicios.
- Propuesta metodológica:
- Entrevistas con el personal
- RACI Chart (Analizar la matriz de responsabilidades, Aprobadores, Partes Interesadas o stakeholders y Partes a informar para el correcto flujo de información.
- Análisis de cargas de trabajo para evaluar la utilización de los recursos humanos
- Diseñar el estado futuro en base a las entrevistas y evaluaciones
- Road Map: Para comunicar los objetivos de la reestructuración, identificar lideres participantes en la gestión del cambio, resultados esperados en la linea del tiempo
- Reestructura en base a RACI, Flujo de proceso involucrando a las areas funcionales y Alcances, Objetivos y entrañables bien definidos.
- Evaluación de impacto:
- Se documentaran los KPIs y OKRs en el estado actual, para una vez alineado con la dirección general o cliente, Setear las nuevas metas y responsables para medir de manera tangible los resultados de los cambios o propuesta de reestructura sugerida
- Los KPIs estarán alineados a la metodología SMART para asegurar son Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y definidos en un periodo de tiempo claro y definido.
- Se aconseja tener reuniones mensuales donde se comuniquen los resultados para mantener al equipo enfocado, motivado, informado y participativo, en donde sea palpable la importancia de su involucramiento, exista un reconocimiento y en donde se asegure que los objetivos alcanzados se traducirá en beneficios a los miembros de la nueva estructura.
