Diagnostico inicial 

Para el diagnóstico inicial se revisan los dashboard que incluyen los métricos de la organización y se solicita la estructura organizacional de todas las áreas a nivel micro mediante los gráficos de los organigramas y se entrevista de manera semi estructurada en sesiones 1-1 de los responsables de áreas para identificar responsabilidades reales sobre quién o quiénes hacen qué, cuándo y cómo, cargas de trabajo por cada puesto en las estructuras identificando puntos críticos que afectan la operatividad en términos de entrega, calidad, tiempo y costo.

Posteriormente en la etapa de Análisis  con lo recolectado se procede al análisis:

1. Análisis de datos cuantitativos:  Para identificar fallas en la eficiencia operativa, desarticulación entre áreas y baja productividad  de los procesos que han sido impactados mediante el análisis de dashboard de métricos de la organización general y por áreas, con ello recorrer los mapas de procesos existentes y análisis estructuras actuales,  ya que con esto se describe paso a paso las actividades que se realizan por puesto, los responsables y los resultados de cada proceso, para visualizar de una forma más clara la relación entre sí  y así poder realizar un análisis operacional, más detallado que permita identificar cómo se hacen las cosas, la identificación de redundancias, cuellos de botella, ineficiencias o actividades que no dan valor agregado en el proceso actual y eliminar los desperdicios que no permiten el flujo continuo y eficiente.  Para recolectar estos datos se usa Miró.

2. Análisis cualitativo: Para identificar causas de baja productividad y duplicidad de funciones se analizan las cargas de trabajo, mediante entrevistas semiestructuradas para identificar dónde se encuentran las responsabilidades duplicadas en las funciones y que traen desarticulación de las áreas y por consecuencia baja productividad. Solicitando aquí descripciones de puestos disponibles y en caso de no contar con ellas solicitar el detalle de responsabilidades asignadas. Estos datos se recolectan en Excel,  Google Forms y documentando en Microsoft Teams. 

3. Análisis contextual: Se realizó un benchmark interno con las unidades de negocio similares que permite comparar estructuras actuales con las mejores prácticas identificando áreas potenciales de mejora y diseñar soluciones más enfocadas a modelos exitosos y mejorar las fallas en la eficiencia operativa y mejorar la productividad. Estos datos se recolectarán con la herramienta Canva.

4. Análisis causal y sistémico: Con los elementos anteriores se procede con un análisis causa raíz de los elementos causantes de la baja productividad, fallas en la eficiencia operativa, duplicidad de funciones y desarticulación entre áreas. Estos datos se recolectarán en un formato de Excel. 

Propuesta metodológica

En esta sección diseñar alternativas viables que generen impacto y sostenibilidad.

1. Mapeo de procesos a un estado futuro a través de herramientas de manufactura esbelta como Value Stream Map buscando rediseñar procesos para incrementar la productividad y eficiencia operativa, principalmente estas herramientas se enfocan en reducir tiempos y eliminar desperdicios los procesos. Esta herramienta también permite que haya una mejor articulación entre las áreas involucradas en el proceso mediante la participación de los agentes clave o partes interesadas. Documentado mediante Miró.

2. Diseñar el estado futuro de las cargas de trabajo, eliminando responsabilidades duplicadas en las funciones creando nuevas descripciones de puestos con el detalle de las nuevas responsabilidades asignadas (baja productividad, duplicidad  y desarticulación de áreas). Documentado en Microsoft Teams y conectado a documentos Sharepoint. 

3. Con las mejores prácticas identificadas en el benchmark de áreas potenciales de mejora, se diseñan soluciones tangibles a implementar para mejora de métricos y herramientas a utilizar para incrementar la productividad en las áreas identificadas. Una buena opción en el diseño de estructuras de acuerdo con Daft (2019) es implementar estructuras horizontales que mejoren la colaboración entre los equipos y ofrezcan resultados eficientes. Documentado mediante Miró.

4. Comunicar el plan de acción a las áreas involucradas, incluyendo un seguimiento de tareas en Microsoft Teams usando la aplicación de asignación de proyectos en el que se programan las actividades a realizar, se describen responsabilidades y dueños de actividades, que harán, fechas compromiso, “cuando” y el progreso de las actividades hasta su cumplimiento. Documentado mediante Microsoft Teams.

5. Programar un seguimiento quincenal para el aseguramiento del cumplimiento del plan con los líderes de área y los responsables de los proyectos de mejora. Documentado mediante Microsoft Teams y un seguimiento en Power BI del dashboard del negocio y las áreas involucradas. 

Evaluación de impacto

Para evaluar el impacto de las alternativas planteadas se realizó una sesión en la que a través de una matriz de decisión se determinó la prioridad de los proyectos para mejorar los elementos más críticos. En la matriz se integraron elementos tales como Costo, Tiempo, Impacto esperado y viabilidad, tal como se muestra a continuación:

Se asignó puntaje de acuerdo a la calificación de criticidad en cada rubro en escala de 1 a 5 de la siguiente forma:

1: Bajo  2: Bajo Moderado 3: Medio 4: Medio Alto 5 Alto

Para el seguimiento quincenal de los métricos en la plataforma Power BI se sugiere estructurar un cuadro comparativo sencillo que indique la mejora de los métricos impactados conectado con el dashboard actual:

Reflexión personal

Desde mi perspectiva como profesional de consultoría y especializada en estructuras organizacionales, es muy fácil analizar la situación basado en la experiencia e implementar soluciones viables que me han funcionado en el pasado. Sin embargo es muy importante cuidar no caer en sesgos, ya que como consultor estratégico es necesario recabar información relevante que nos permita identificar las causas reales de los problemas y con ello poder determinar soluciones viables y sostenibles  para el cliente. Desde mi experiencia como consultor interno considero que las etapas de diagnostico e implementación son las mas importantes, pues en la primera deberemos de ser capaces de recolectar la mayor cantidad relacionada con el problema identificado para ser precisos en nuestros análisis y propuestas y en la segunda porque podremos presentar las mejores soluciones, pero sin seguimiento pierden el impacto y el enfoque a través del tiempo, es importante garantizar la sostenibilidad de las estrategias o proyectos propuestos mediante sesiones con un comité de implementación de proyectos y asignados responsables de proyectos. 

Referencias bibliográficas:

Daft, R. (2019) Teoría y diseño organizacional. (15 a ed) Cengage.