Diagnóstico inicial

1. La empresa se tarda o usa más recursos de los necesarios. (Eficiencia)

2. Dos o más personas hacen el mismo trabajo sin necesidad. (Duplicidad)

3. Se trabaja, pero se produce poco; no se logra lo que se debería lograr. (Productividad)

4. Los departamentos no se coordinan bien; cada uno hace lo suyo sin comunicarse con los demás. (Desarticulación)

Marco analítico

Se propone utilizar:

• Mapas de procesos para atacar la duplicidad de funciones y las fallas en eficiencia operativa. Permitirá visualizar el flujo real de trabajo, detallando quién hace qué y cómo.

• Análisis FODA para evaluar las fortalezas y debilidades internas frente a las oportunidades y amenazas externas. Ayuda a saber si el problema entre las áreas es porque la empresa está mal organizada desde la base, o si simplemente no están trabajando hacia los mismos objetivos.

• Benchmarking para comparar cómo trabaja la empresa contra otras que son líderes en su industria. Servirá para ver en qué cosas está quedándose atrás y justificar por qué necesita hacer cambios importantes para mejorar.

Propuesta metodológica

La propuesta consta de cuatro fases:

1. Fase de diagnóstico

Para encontrar el problema real se utilizará el proceso DRCAVI-R:

1. Definiendo el problema
2. Recolectando información
3. Clasificándola
4. Analizándola
5. Validándola
6. Interpretándola
7. Recomendando soluciones

Herramientas a utilizar:

• Mapas de procesos: Servirá para ver dónde se repite trabajo o dónde se atora el flujo.
• Análisis FODA en equipo: Para saber si el problema entre áreas es por mala organización interna o porque la empresa no está alineada con su estrategia.
• Análisis de causa raíz (Ishikawa / 5 Porqués): Para descubrir qué está causando de verdad la baja productividad.

2. Fase de diseño de soluciones

Se creará un plan de cambio. Después de encontrar las causas reales, tendremos que convertir esa información en soluciones que sí se puedan aplicar.

• Creando varias opciones
• Evaluando qué opción es mejor
• Logrando acuerdos: Se usará el método de negociación (Modelo Harvard) para que los líderes de las áreas se pongan de acuerdo en una solución común.

3. Fase de implementación

Esta etapa es la de manos a la obra para el cambio.
Se gestionará el proyecto (IPMEC): Inicio, Planificación, Monitoreo, Ejecución y Cierre.
Esto ayuda a que todo se haga a tiempo y con los recursos correctos.

4. Fase de seguimiento

Para mantener las mejoras realizadas:

Monitoreo de KPIs: comparando metas con resultados obtenidos.

Evaluación de impacto y seguimiento

Monitoreo de resultados (KPIs y tecnología): se comparan las metas previstas contra los logros reales.

Se medirán:

• métricas de productividad

• reducción de duplicidad

• tiempos operativos mediante un cuadro de indicadores

Se va a usar Power BI o Tableau para hacer gráficos y ver patrones importantes, así las decisiones se toman con datos reales y no con suposiciones.