Antecedentes: El cliente nos solicita una propuesta de estructura organizacional, pues plantea que tiene fallas en la eficiencia de la operación, duplicidad de funciones, baja productividad y desarticulación en ciertas áreas, lo cual sugiere una falta de claridad en la propiedad de los procesos. Mi propuesta se centra en redefinir la estructura de responsabilidades aplicando la Matriz RACI para asegurar que cada tarea tenga un responsable único y que los canales de comunicación estén formalizados.
1. Diagnóstico Inicial: Para abordar el problema, el primer paso será realizar un listado de funciones actuales por departamento. Esto permitirá visualizar de manera objetiva las tareas que se ejecutan hoy en día, detectando los puntos exactos donde ocurre la duplicidad y los vacíos de responsabilidad que están afectando la productividad.
2. Marco de análisis: Matriz de Asignación de Responsabilidades (RACI) Utilizaremos el modelo RACI como herramienta de análisis para segregar funciones de manera lógica:
- Responsable: Quién ejecuta la tarea.
- Aprobador: El que aprueba la tarea, revisar quién o quiénes hacen estar tarea y si no hay duplicidad
- Consultado: Expertos a quienes se consulta antes de realizar la tarea. Ver quiénes y cuántos son y que tengan la misma línea de acción.
- Informado: Quienes deben conocer el resultado para continuar con su trabajo.
El verificador y autorizador se revisarán en caso de ser necesarios.
3. Propuesta metodológica La intervención se estructurará en tres pasos prácticos:
- Sesión para definir los roles y tareas de cada uno: Reunir a los líderes de área para listar las actividades clave y asignar las letras RACI, eliminando cualquier actividad que tenga más de una "A" e incluso más de una C que no tenga la misma línea de trabajo y que puede ser la causa raíz de la duplicidad.
- Rediseño de Flujos de Trabajo: Alinear la estructura con la matriz, asegurando que el flujo de información (las "C" y las "I") elimine la cualquier conflicto o cuello de botella entre departamentos.
- Manual de Operación Actualizado: Traducir la matriz RACI en descripciones de puestos claras para que cada colaborador conozca su alcance exacto.
4. Evaluación de impacto Mediremos el éxito de la implementación mediante:
- Reducción del tiempo en los procesos de toma de decisión: Se logrará una mayor agilidad al designar un único aprobador (A). No obstante, la evaluación incluirá un análisis de cargas de trabajo para asegurar que este no se centralice en exceso, evitando así la creación de nuevos cuellos de botella operativos.
- Eliminación de redundancias: Conteo de tareas duplicadas eliminadas tras el mapeo y la limpieza de funciones.
- Claridad Organizacional: Aplicación de una encuesta de percepción para confirmar que los colaboradores comprenden su rol y el de sus compañeros, eliminando la desarticulación.
