Diagnóstico Inicial.
El escenario presentado muestra a una Entidad "Reactiva" donde la duplicidad de funciones sugiere que la estructura ha crecido de forma orgánica y a su vez, desordenada, lo cual no se acopla del todo con la posible estrategia definida por el Consejo de Administración.
La desarticulación entre áreas suele ser un síntoma de "silos organizacionales", donde los KPI´s de un departamento entran en conflicto con los de otro.
La baja productividad es la consecuencia directa de procesos redundantes; el personal está gastando más energía y recursos en gestionar la burocracia interna que en generar valor al cliente final.
Marco de Análisis
Considerando el Modelo de las 7S de McKinsey, buscando que la reestructuración sea sistémica y no superficial, entendiendo que no es suficiente con cambiar la estructura sino se alinean los sistemas y las habilidades.
Estrategia: ¿Hacia dónde va la Entdiad y cómo la nueva estructura lo facilita?
Estructura: Redefinir jerarquías para aplanar la Entidad
Sistemas: Revisión de flujos de trabajo y herramientas digitales
Valores Compartidos: Siendo el núcleo del cambio cultural
Habilidades: De cada colaborador y de que manera pueden aportar al cambio que se busca
Estilo: De liderazgo y la forma de gestión en la Entidad
Personal: Los empleados, su motivación y capacitación
Propuesta Metodológica
Se propone un enfoque que considera 4 etapas, basado en el diseño organizacional orientado a resultados:
Etapa 1. Mapeo de Procesos para identificar dónde se conectan las tareas y dónde se pierde la conexión entre áreas
Matriz RACI que servirá para diagnosticar quién es el responsable, quien es la autoridad, a quién se consulta y a quién se informa en cada uno de los procesos críticos, detectando posibles duplicidades
Etapa 2. Rediseño Estructural
Agrupación por valor, migrando de una estructura meramente fubncional a una basada en flujos de valor o unidades de negocio, reduciendo la desarticulación.
Definición de Layers, optimizando el número de reportes directos por líder, eliminando niveles jerárquicos innecesarios.
Etapa 3. Gestión del Cambio y Despliegue
Estableciendo un Plan de Comunicación buscando transparencia sobre el "por qué" del cambio para mitigar la resistencia.
Impartiendo la Capacitación para los nuevos roles definidos
Etapa 4. Estabilización
implementando células ághiles en áreas críticas para fomerntar la colaboración interdepartamental
Evaluación de Impacto
Podemos utilizar un Balanced Scorecard enfocado en la reestructuración que contemple:
| Indicador (KPI) | Objetivo de la Mejora |
| Ratio de Eficiencia Operativa | Reducción del costo operativo por unidad de salida. |
| Lead Time de Procesos | Reducción del tiempo de respuesta interdepartamental en al menos un 20%. |
| Índice de Redundancia | Eliminación del 100% de las tareas críticas duplicadas detectadas en el diagnóstico. |
| eNPS (Employee Net Promoter Score) | Medir si la claridad en los nuevos roles mejora el clima laboral. |
