En base al contexto presentado para la Startup propongo lo siguiente:
Para la tendencia en los 3 últimos meses con baja productividad general y comentarios mixtos en la evaluación de clima laboral.
Considero que la tendencia de la productividad se modificara a la alza al lograr la eficiencia operativa eliminado tareas que consumen tiempo y recursos, con la automatización de estar tareas los equipos pueden optimizar su flujo de trabajo y enfocarse en el crecimiento del negocio.
Una de las herramientas que podemos utilizar es la Automatización de Procesos Robóticos (RPA) la cual no sólo debe aplicarse en tareas simples sino debe integrarse con otras tecnologías como Machine Learning para facilitar procesos más complejos y tomar decisiones autónomas. Con estas tecnologías que permiten la optimización de la gestión de la cadena de suministro desde la planificación de la producción hasta la entrega, permitiendo una mayor eficiencia, un menor costo y una mejor respuesta a las demandas del mercado.
Con estas herramientas de automatización debe estar implícito el análisis en tiempo real lo que facilita las decisiones más informadas y acertadas.
Para lograr una gestión de proyectos eficiente es indispensable la coordinación de tareas, la asignación de recursos y la supervisión del progreso manteniendo el control sin que los equipos se sientan abrumados, para logarlo podemos hacer uso de herramientas cómo Click Up, Trello, Asana y Mondey.com, con estás se visualiza el progreso de cada tarea, se asignan las responsabilidades y se comparten notificaciones de los siguientes pasos. El uso de estas herramientas se aumentará la productividad, se reducen los errores y malentendidos entre los integrantes de los equipos.
Automatizar los flujos de trabajo es clave para una gestión de proyectos eficiente y la integración entre los sistemas es lo que permitirá la eficiencia, por lo que todas las herramientas digitales deberán trabajar en sincronía, por lo que la conexión de las plataformas de gestión de proyectos con aplicaciones de comunicación y almacenamiento (Slack o Google Drive) permite el flujo de información optimizando la colaboración y la toma de decisiones.
Con relación a la problemática que observa la gerencia con relación a los KPI´s en operaciones, considero que unos relevantes son:
1. Rendimiento
Rendimiento = Nº de unidades producidas / Tiempo (hora o día)
Este KPI es fundamental en el área de operaciones. El KPI de rendimiento mide la capacidad de producción de una máquina, línea o planta, también conocida como la cantidad que puede producir en un periodo de tiempo determinado.
2. Duración del ciclo
Tiempo de ciclo = Tiempo de fin de proceso - Tiempo de inicio de proceso
Este KPI de tiempo de ciclo es muy simple, pero es una herramienta muy poderosa. En la industria, el tiempo de ciclo es la cantidad media de tiempo que se tarda en fabricar un producto. La métrica del tiempo de ciclo puede utilizarse para medir el tiempo que se tarda en fabricar un producto completo, cada componente individual del producto final, o incluso llegar a incluir la entrega al usuario final. Así pues, el tiempo de ciclo puede utilizarse para analizar la eficiencia global de un proceso de fabricación a macro escala, así como para determinar las ineficiencias a micro escala.
3. Takt Time
Cadencia = Tiempo neto disponible / Demanda diaria del cliente
Se trata de un KPI de operaciones muy útil a la hora de programar las órdenes de producción o decidir si se acepta un pedido de un cliente. El tiempo Takt es la cantidad máxima de tiempo que se puede dedicar a la fabricación de un producto sin dejar de cumplir el plazo de entrega del cliente.
Con base al monitoreo de estos indicadores en tiempo real permitirá la toma de decisiones en tiempo real basada en datos.
Usar un software de gestión de tiempos de equipos remotos debe obedecer a los siguientes beneficios:
a) Mayor flexibilidad
b) Mejor comunicación
c) Mejor colaboración
d) Seguimiento del tiempo más sencillo
e) Gestión eficiente de proyectos
f) Costos reducidos
g) Mejor productividad
h) Mayor compromiso de los empleados
Algunas plataformas que nos permiten esto son:
1. Slack : ideal para mensajería instantánea en equipo.
2. Notion : ideal para crear wikis
3. Vowel : ideal para videoconferencias
4. Zoom : ideal para videoconferencias avanzadas
5. Google Drive : el mejor para almacenar archivos
6. Dropbox : lo mejor para compartir documentos
7. Asana : la mejor opción para la gestión de proyectos
8. Trello : ideal para crear tareas pendientes
9. Hubstaff : la mejor opción para gestionar hojas de horas
10. Clockify : ideal para optimizar el seguimiento del tiempo
Con respecto al clima laboral propongo:
Una de las mayores ventajas y retos es el contar con un equipo altamente integrado en el que la diversidad sea enriquecedora, por lo mismo es un gran reto el proceso de integración que repercute en la cultura organizacional.
Se debe fomentar que se escuche, respete y exista una apertura para cada uno de los integrantes.
Con la digitalización de los espacios de trabajo se busca mejorar la colaboración y comunicación de la organización, crea espacios flexibles, transparentes, innovadores y centrados en el aprendizaje y la capacitación, permitiendo un incremento en la productividad y un mejor futuro de la empresa.
Diversidad e inclusión proporcionan una cultura organizacional sólida y progresiva al dar la importancia a todos los colaboradores en el entorno laboral, sin ningún prejuicio ni estereotipo, creando un ambiente sano, de respeto para todos, apreciados y con una igualdad de beneficios y oportunidades.
Con todo lo anterior considero se podrá mejora la toma de decisiones, se tendrán KPI´s relevantes y se tendrá una estrategia de gestión del tiempo que ayudaran a mejorar la productividad sin comprometer el bienestar personal.
