A continuación, se presenta una propuesta metodológica estructurada para abordar el problema de ineficiencia operativa, duplicidad de funciones, baja productividad, y desarticulación entre áreas de este caso, con el fin de diseñar una estrategia de reestructuración organizacional efectiva.

1. Diagnóstico Inicial: La Causa Raíz

El diagnóstico inicial debe ir mas allá de la simple identificación de los síntomas para descubrir las causas raíz del problema.

• Objetivo: Obtener una visión de la organización actual, identificando cuellos de botella y focos de ineficiencia.
• Elementos clave:
  • Análisis Documental: Revisión de organigramas actuales, descripciones de puestos, flujos de trabajo, manuales de procedimientos y KPIs.
  • Entrevistas Estructuradas: Diálogo con los directivos y personal operativo para validar la percepción de la duplicidad y la desarticulación.
  • Mapeo de Procesos: Diagramación detallada de los procesos clave para visualizar la redundancia, la superposición de tareas y las entregas ineficientes entre áreas.
  • Encuestas de Clima y Cultura: Evaluar el nivel de colaboración, la comunicación interdepartamental y la comprensión de los roles para medir el grado de desarticulación cultural.

2. Marco de Análisis: Modelo 7-S de McKinsey

Se utilizará el Modelo 7-S de McKinsey como marco analítico para garantizar una evaluación integral que cubra tanto los elementos "duros" (fácilmente definibles y estructurales) como los "blandos" (culturales y conductuales) de la organización.

Estrategia: ¿Está la estrategia organizacional claramente definida y comunicada? ¿La estructura actual la soporta?

Estructura: Analizar el organigrama para identificar la duplicidad de funciones y la desarticulación entre áreas (ej. reportes jerárquicos vs flujos de valor).

Sistemas: ¿Son los procesos (sistemas de trabajo, de información, de control) eficientes o son la causa de la baja productividad y la ineficiencia operativa?

Valores Compartidos: ¿Existe una visión común y una cultura de colaboración que combata la desarticulación?

Habilidades: ¿Tiene la organización las competencias necesarias para la nueva estrategia? ¿Qué habilidades se están duplicando innecesariamente?

Personal: Análisis de la gestión de talento, motivación y cómo la asignación actual contribuye a la baja productividad.

Estilo: El estilo de liderazgo, y su impacto en la coordinación y comunicación entre áreas.

3. Propuesta Metodológica:

La intervención se divide en tres fases críticas para asegurar un cambio sostenible.

Diseño de la Nueva Estructura 

• Principios de Diseño: Crear una estructura que priorice el flujo de valor sobre las jerarquías funcionales. Se podría proponer una estructura matricial o basada en Centros de Servicios Compartidos (CSC) para eliminar la duplicidad.
• Eliminación de Redundancia: Definición de roles y responsabilidades (RACI) claros para cada puesto clave para erradicar la duplicidad de funciones.
• Optimización de Procesos: Rediseñar los flujos de trabajo para ser Lean (sin desperdicios) y digital-first, enfocándose en reducir los traspasos innecesarios entre áreas.
• Definición de Nuevos KPIs: Establecer métricas que midan la eficiencia operativa (costo por unidad, tiempo de ciclo) y la productividad a nivel individual y de equipo.
  

Gestión del Cambio e Implementación Piloto

• Plan de Comunicación: Estrategia intensiva para explicar el "por qué" y el "cómo" del cambio, mitigando la resistencia y la incertidumbre.
• Capacitación: Entrenamiento en las nuevas habilidades, sistemas y, crucialmente, en la cultura de colaboración para superar la desarticulación.
• Piloto: Implementar la nueva estructura y procesos en un área o proceso menos crítico pero representativo. Esto permite ajustar el modelo con base en la experiencia real.

Despliegue y Monitoreo

• Rollout Total: Aplicación de la reestructuración a toda la organización.
• Medición Continua: Seguimiento de los nuevos KPIs y realización de auditorías de procesos para asegurar la adherencia y la sostenibilidad del cambio.

4. Evaluación de Impacto

La evaluación debe ser tanto cuantitativa (basada en resultados) como cualitativa (basada en la percepción de los colaboradores).

Evaluación Cuantitativa (KPIs)

• Eficiencia Operativa: Reducción del 20% del tiempo de ciclo promedio de los procesos críticos 
• Productividad: Aumento de 15% de la producción por empleado y reducción de las horas extraordinarias innecesarias.
• Estructura: Reducción del porcentaje de duplicidad en un 100% de funciones identificadas en el diagnóstico (medido por encuestas o auditorías de roles).
• Costos: Disminución 15% de los costos operativos relacionados con la ineficiencia y la redundancia.

 Evaluación Cualitativa

• Clima Laboral: Medición post-implementación del Clima Laboral y la satisfacción del empleado para evaluar el impacto de la desarticulación en la moral.
• Colaboración Inter-área: Analizar las redes organizacionales para medir objetivamente la calidad y frecuencia de la interacción entre áreas reestructuradas, contrastando con la desarticulación inicial.
• Feedback Estructurado: Recolección de testimonios y lecciones aprendidas de los líderes y equipos clave sobre la funcionalidad de la nueva estructura.

El éxito final se define por la sostenibilidad de la eficiencia y la adopción de una cultura de colaboración orientada al valor.